电子文件的归档

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第614页（825字）

电子档案应与其他门类和载体的档案一样实行集中统一管理。

电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；有利于较好地执行有关的规范或标准。

(1)加强电子文件归档的组织领导。电子文件从形成到归档，跨越了多个部门。这些部门有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，应加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。档案部门要建立相应的工作制度和工作网络，配备与业务部门相互兼容的计算机系统，保证归档电子文件的有效识读。

(2)由制作者或承办者进行电子文件收集、整理和归档，向档案部门移交。因为电子文件的形成、收集积累贯穿于公务工作的始终，只有电子文件的制作者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。

(3)收集整理归档是档案工作的基础和首要环节，需要由档案部门进行指导，会同电子文件形成部门制定电子文件归档的工作步骤、归档制度和归档计划，让电子文件的制作者或承办者明了电子文件归档的具体工作内容和要求。

(4)档案部门要对归档的电子文件进行检查、检测、验收，负责归档后形成的电子档案的管理工作。

(5)电子文件归档的工作程序包括：一是电子文件形成签署、审批；二是收集积累；三是编制目录；四是整理需归档的电子文件；五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；六是检测归档的电子文件；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质；九是复制备份；十是确定载体标识。