办公室工作计划管理流程

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业业务流程标准化操作手册》第375页（2444字）

1．工作计划的步骤

一个科学的、统一的行政计划的编制，除了需要有正确的指导方针、科学的编制方法，还需要有合理的计划编制过程。

一般地，逻辑上的行政计划编制过程大致包括以下几个基本环节：

(1)估量机会

对机会的估量，要在实际的计划工作开始之前就着手进行，它是计划工作的一个真正起点。其内容包括：对未来可能出现变化和预示的机会进行初步分析，形成判断；根据自己的长处和短处搞清自己所处的地位；了解自己利用机会能力；列举主要的不肯定因素，分析其发生的可能性和影响程度；在反复斟酌的基础上，定下决心，扬长避短。

(2)确定目标

根据所要解决的问题性质，确定恰当的目标，这是编制工作计划的第一个环节。

(3)确定前提条件

计划工作的第二步是确定一些关键性的计划前提条件，并使设计人员对此取得共识。计划工作的前提条件应是计划工作的假设条件。负责计划工作的人员对计划前提了解得愈细愈透彻，并能始终如一地运用它，则计划工作也将做得越协调。

按照组织的内外环境，可以将计划工作的前提条件分为外部前提条件和内部前提条件；按可控程序，将计划工作前提条件分为不可控的、部分可控的和可控的三种前提条件。前述的外部前提条件多为不可控的和部分可控的，而内部前提条件大多是可控的。不可控的前提条件越多，不肯定性越大，就愈需要通过预测工作确定其发生的概率和影响程度的大小。

(4)调查研究

根据所要达到的目标，进行有针对性的调查研究，以获取有关的、相对充分的资料。

(5)资料分析

运用科学的方法和技术手段，对收集到的资料进行分类、处理，进行资料的分析，以为制定多个计划方案创造必要的条件。

(6)计划方案的拟订和评价

根据计划目标的需要和资料分析的可能性，尽可能地设计更多的逻辑上可能的行动方案，并运用科学方法评价各个可行方案的优劣。

(7)方案的选择

这是编制行政计划的最关键的一个环节。在众多可行的计划方案中择一，作为最终的定案。

(8)编制预算

计划工作的最后一步是把计划转化为预算，使之数字化。预算实质上是资源的分配计划。预算工作做好了，可以成为汇总和综合平衡各类计划的一种工具，也可以成为衡量计划完成进度的重要标准。

(9)计划执行过程的反馈和计划的修正

必须指出，这仅仅是一个计划编制的理论模型，在实际的计划制定过程中，必须灵活地运用这种理论上的、初步的计划编制模型。

2．制定办公室工作计划的方法

计划工作的方法很多，这里仅简要介绍三种常用的有效方法，即运筹学方法，滚动式计划方法和计划一规划一预算方法。

(1)运筹学方法

运筹学是计划工作的有效工具，其特点是：

①重视模型。模型是客观现实问题的逻辑表述；

②强调目标和计量效果的量变；

③力求把有关的因素用变量形式反映在模型中；

④通过数学和统计学方法在一定范围内求出问题的解。

将运筹学用于计划工作包括以下步骤——把问题化为模型；推导一定的解法；试验或模拟；得到具体的结论。它广泛地用于解决有限资源如何合理运用以实现既定的目标。典型的运筹学方法当推线性规划。另有非线性规划问题。

(2)滚动式计划方法

所谓滚动式计划方法就是一种编制具有灵活性的、能够适应环境变化的长期计划方法。编制方法是：在已编制出的计划的基础上，每经过一段固定的时期便根据变化了的环境条件和计划的实际执行情况，从确保实现计划目标出发对原计划进行调整。每次调整时，保持原计划期限不变，而将计划期限顺序向前推进一个滚动期。

采用滚动式计划方法，可以根据环境条件变化和实际完成情况，定期地对计划进行修订，使组织始终有一个较为切合实际的长期计划作指导，并使长期计划能够始终与短期计划紧密地衔接在一起。

(3)计划——规划——预算方法

计划——规划——预算方法是完全从目标出发编制预算的。计划开始时，由最高主管部门提出组织的总目标和战略，并确定实现目标的项目。