建立健全各种原始记录

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业内部会计实用手册》第281页（4550字）

一、建立健全原始记录的意义和分类

原始记录是反映企业经济活动的最初记录，是进行业务核算、统计核算、会计核算的重要资料，是取得经济信息，指挥生产经营活动的依据。健全原始记录也是建立厂内银行的重要条件。它对贯彻经济责任制，加强经济核算都具有重要意义。

原始记录包括各种自制的原始凭证和其他各项记录。它以单据、凭证或表单的形式用文字和数字来记录、反映生产经营活动情况，如考勤记录、产品生产记录、产品报废单等等。这些原始记录，有的是作为业务核算使用的，有的是统计核算的依据，有的是会计核算的原始资料，也有的是几种核算共同使用的资料。例如考勤记录，就是几种核算共同使用的原始记录。有的原始记录，如领料单、材料入库单等也是会计核算的原始凭证。

原始记录根据生产经营不同的特点也有所不同，归纳起来，工业企业的原始记录主要有以下几类：

1．产品产量的原始记录。如产品产量统计表，半成品和产成品入库单，班组或个人产量登记台帐等。

2．产品产量的原始记录。如合格产品入库单，半成品、产成品等级记录单，废品报告单，产品返修记录，班组或个人产品质量登记薄等。

3．工时利用的原始记录。如职工考勤簿，工时利用登记表等。

4．原材料物资消耗记录。如领料单、工卡量具和劳保用品领用台帐等。

5．产品物资销售的原始凭证。如产品发运记录，销货单，托运凭单等。

6．费用支出的原始记录。包括各项费用支出的发货票、收款收据、帐单等凭证，它既是反映费用支出的原始记录，也是进行会计核算的原始凭证。

以上六种原始记录，都是厂内银行进行核算的重要资料。此外，还有一些原始记录，如新产品的试制记录、设备维修记录、材料质量检验记录等等，这里就不再一一列举了。

二、原始记录的特征

原始记录一般应当具有以下几个特征。

(一)目的性

每种原始记录都是为了达到某种目的，根据需用部门不同的用途来制定和设计的。譬如产量记录单是生产、统计等部门用以计算劳动成果的原始凭证；废品通知单是考核产品质量的原始记录；产品发运单是计算产品销售的依据等等。如果一种原始记录没有使用的部门，也没有什么用途，那就失去了存在的意义。

(二)直观性

很多原始记录是由现场记录人员根据当时实际情况，采用直观的方法进行登记和记载的，有的是根据当时的计量检验等观测方法记录的，如出勤记录就是根据职工上班的钟点记载的，过后就很难查对。

(三)经常性

企业的生产经营活动是经常的不断的重复进行的，因此原始记录也就要进行不断记载。这些原始记录有的是大量的重复发生，有的则是少量的或偶然的发生，为了及时掌握生产经营活动情况，都需要经常的进行记录和登记。

原始记录的格式和内容要根据企业的不同的用途来设计，有的可以作为单项原始记录，一单反映一个事项，如废品报告单只反映废品情况；也可以合并反映，即在一张原始记录上，同时反映几种情况，如产量记录上还记载产品质量等级、废品情况等。

三、原始记录的设计和制定

设计和制定原始记录格式和内容时，要注意以下几点：

(一)要满足需用部门和厂内银行的要求

目前国家规定考核工业企业经济效果的主要指标共十项，即销售利润率、总资产报酬率，资本收益率、资本保值增值率、资产负债率，流动比率、存货周转率、应收帐款周转率、社会贡献率、社会积累率。为了反映这些指标，需要在大量的原始记录基础上，进行记录、核算、加工、分类、综合、从一个企业一个车间或一个班组来说，为了更好的指挥生产，也需要大量的经济数据，通过原始记录反映上来，这些原始记录都是统计、会计和业务核算需要的。因此，设计这些原始记录时，必须满足生产、统计、会计等部门以及厂内银行的要求。各项原始记录最基本的有产量、质量、工时，材料消耗、费用、销售等指标。如果这些指标的原始记录健全了，其他一些指标，如劳动生产率、资金、成本、利润等也就容易核算了。

(二)要适应生产的不同特点

企业的生产组织和工艺过程各式各样，企业的生产规模、技术条件、产品的品种、规格、型号各不相同，生产的方法、程序也不尽一致。如机械行业一般是经过造型、加工、热处理、装配等几个工序，化工行业一般是连续生产。原始记录格式的设计就需要从企业的实际情况出发，适应不同的生产特点，反映不同情况和需要。

(三)要正确反映国家的各项经济政策和财经制度

设计原始记录格式时，要体现国家规定的有关政策制度。譬如，国家规定等外品、次品、废品都不能作为产品产量计算，在设计原始记录格式时，就要正确反映这一要求。又如，有些行业要求反映产品一定合格率，原始记录就不能把一次合格与二次、三次返工合格品数量混在一起计算。

(四)要简便易行，并且相对稳定

各种原始记录既要满足核算需要，又要简便易行，不要搞烦琐哲学。尽量不要重复反映，重复劳动。原始记录格式和内容一经制定后，要注意相对稳定，不要朝令夕改，这样，原始记录制度就便于执行。所谓相对稳定也不是一成不变，随着生产经营活动的变化和经营管理工作的改进，原始记录的形式和内容也要作相应的修改，以适应管理的需要。

(五)原始记录要力求统一完整

企业的经济活动是非常广泛的，这就要求原始记录要全面地、完整地、统一地反映企业的全部经济活动情况。为了做到这一点，原始记录制度要统一规划，分级制定。属于全厂性的要由厂部统一规定。属于某一部门单独需要的，由各部门分别制定，但要注意相互之间的衔接。有些原始记录往往是会计、统计、生产等部门共同需要的，这就要由主要负责部门与有关部门共同研究联合制定，统一印刷，共同使用。做到规格式样统一，便于执行。

四、原始记录管理制度的建立

有了完备的原始记录格式，还要建立相应的原始记录管理制度，这些制度包括以下几方面。

(一)要有专人负责记录

原始记录一般有以下三种情况：一种是岗位记录，即谁操作由谁记录；另一种是指定一名兼职记录人员，如班组由班组长或指定一名兼职核算员负责班组的有关记录；第三种是设专职核算员，企业的车间一般设有统计员负责统计方面的有关记录，成本员负责会计方面的原始记录，检验员负责产品的质量的原始记录等等。原始记录的管理一定要做到有人负责，责任明确，并正确记录和填报。

(二)要有科学的传递制度

例如，记工单除由记录人员记录外，还要经过班组长负责审查，统计员、核算员进行复核汇总，起到互相制约、监督的作用。需要上报的，要规定上报的具体时间和程序，以便使各项核算工作有条不紊地进行。各职能科室还要经常到车间、班组监督、检查原始记录的填报情况，发现问题及时帮助解决。

(三)要建立原始记录保管管理制度

为了便于对各项原始记录事后进行查对，应对各种原始记录进行分类归档，妥善保管。对不同的原始记录根据其性质和需要，分别规定不同的保管期限，到期按规定再行销毁。

五、填写原始记录的要求

原始记录是企业经营管理的基础资料，记录的准确程度，直接关系到核算质量和经营决策。因此，必须做到以下几点：

(一)记录要正确

如实反映经济活动情况是原始记录的基本要求。如果记录不真实、不准确，也就失去了原始记录的根本意义。如果与事实出入很大，甚至与事实相反，就会对生产经营状况作出错误的判断，导致错误的决策，造成不应有的损失。因此，必须对记录人员加强思想教育，使他们认识到记录工作的重要性，要对社会主义事业有高度的负责精神，在工作中不徇私情，一丝不苟。同时记录人员必须十分细致，不能疏忽大意。还要经常做好检查核对工作，有些记录如能由二人以上经手，就更能达到互相牵制和监督的作用。

(二)记录要及时

原始记录的目的就是要为企业、车间、班组的领导人及时提供经济信息，以便及时作出决策和提出措施。因此，记录既要准确，还必须及时。所谓及时包括二个意思：一是要记录及时，要随着生产和经济事项的发生，随时作出记录；二是要及时整理上报，只有这样，才能为领导生产、指挥生产及时提供可靠的经济情报。

(三)记录要完整

所谓完整就是原始记录要全面地完整地反映经济活动情况。应该记录的事项都要全部如实地记录下来。原始记录上规定应填写的项目，都要逐项认真填写，不得遗漏。譬如耗用的钢材，不仅要记载品名，还要记明型号、规格、数量等，否则就会影响核算工作的正确进行。

准确、及时、完整是互相联系的统一体，缺一不可，只有做到准确、及时、完整才能充分发挥原始记录的重要作用。