档案的检索

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第415页（4004字）

一、档案检索工具的含义

档案检索工具是记录、报道、查找工会档案材料的手段，是开发工会档案信息资源的工具。

二、档案检索工具的作用

(一)档案检索工具是揭示档案馆(室)档案信息的的重要手段。档案馆(室)的各项工作就是正确处理“藏”与“用”的关系，收藏的终极目的，是供人们使用。借助检索工具帮助利用者打开档案馆(室)的大门，沟通档案材料与利用者和档案人员之间的联系，检索工具对已入藏的档案信息进行加工和形态上的转换，将馆藏缩影展现在人们的面前，只要掌握了使用方法，就能在最短的时间内，以最少的精力，从数量浩瀚的档案中，顺利地提取和输出所需要的档案信息。

(二)检索工具是开展档案业务工作必不可少的工具。档案馆日常的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，都必须使用档案检索工具。

(三)检索工具是报道馆藏和馆际交流的重要工具。它可以向外宣传馆藏，提供查找档案的线索，引导利用者来馆查阅档案，较好地发挥档案的作用。同时，各档案馆之间相互交换开放档案的目录、索引、档案馆指南，既可扩大馆际间情报交流，实现“资源共享”，又能帮助各馆工作人员扩大视野，掌握和了解各馆之间馆藏和开放档案的情况，有利于档案工作人员做好咨询服务工作，当好利用者的参谋。

三、档案检索工具的种类

实际工作中人们从不同的角度，用不同的标准划分检索工具的种类，下面仅举几种主要的划分方法：

(一)按信息处理的手段分

档案检索工具按加工文献和处理信息的手段可分为手工检索工具和机械检索工具两大类。手工检索工具是由人工直接查找档案线索使用的目录或索引，常见的有卡片式和书本式。机械检索工具是指借助于电子计算机等手段查找档案材料所使用的检索工具。如机读目录、缩微目录等。手工检索工具是传统的检索工具，使用方便，成本较低，目前仍担负着检索档案的主要任务。

(二)按作用分

按作用分，档案检索工具有查找性、报道性和馆藏性三种：

查找性工具是为了解决从不同角度检索档案而专门编制的，是对外服务和馆(室)内查找档案的重要手段。这一类的检索工具有全宗文件目录、分类目录、专题目录、主题目录、人名目录(或索引)、全宗文件卡片目录、分类卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录、文号目录、存放地点索引、地名索引等。

报道性工具是为了报道介绍馆藏，开展馆际交流而编制的，有的可称之为工具书。属于这类的有档案馆指南、专题指南、全宗指南等。

馆藏性工具是档案馆(室)收藏档案的总清册，并反映档案分类整理和排架的顺序及状况，与档案实体的排列一致。它是包藏档案、统计和移交档案，维护档案完整的主要工具，例如案卷目录、案卷文件目录、存放地点索引等。

(三)按使用对象分

档案检索工具按使用对象分为公务与开放的检索工具，或者称为档案馆(室)工作人员实用的检索工具和利用者使用的检索工具。

公务性检索工具是为满足档案馆(室)工作人员因管理与日常开展利用工作的需要而编制的各种目录和索引，如案卷目录、案卷文件目录、分类目录等等。这类检索工具的特点是详尽全面地概括档案馆的全部馆藏，着录项目有的比较详细，凡属保密的档案材料，均有明确的标记，以便控制使用范围，确保党和国家机密的安全。

开放性检索工具是以开放的档案为着录对象，供利用者自己查找的，也是档案馆(室)检索体系中的重要组成部分。它担负着揭示、介绍、查找档案的任务，一般放在检索工具室和阅览室由利用者查阅，主要有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南、专题指南等等。为了满足一些利用者的特殊需要，经过一定批准手续，可由档案馆(室)人员根据批准范围提供控制使用的档案目录。

(四)按编制方法分

档案检索工具按编制方法可分为目录、索引、指南。

目录是着录的一批相关的档案材料，并按照一定次序编排的一种揭示、识别和检索档案材料的工具，是由许多条目组成的一个有机体。各档案馆(室)编制的各种目录，是检索体系中的主要部分。

索引是将档案材料中的各种事物名称、档号或存址，按照一定顺序加以编排地种检索工具。有人名、地名、负责者、存放地点、文号等各种索引。

指南是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种书面材料或工具书。如档案馆(室)指南、全宗指南、专题指南等。

(五)按收录范围分

档案检索工具按收录范围可分为以下几种：

1．以一个全宗或全宗的一部分档案为对象的检索工具。这种档案检索工具的功用是回答一个全宗或其中的某一部分档案材料与特点文件的有无，是档案馆(室)工作人员开展利用工作的必备工具。有案卷目录、案卷文件目录、全宗文件目录、全宗文件卡片目录、文号目录、全宗指南等。

2．以档案馆(室)的全部或部分档案为对象的检索工具。其功用是揭示某个档案馆(室)全部或部分馆藏档案的概貌，提供查找档案的途径，具体回答本馆有什么档案，是开发档案信息必不可少的手段。有分类卡片目录、分类目录、主题卡片目录、主题目录、专题卡片目录、专题目录、人名卡片目录、人名目录、地名卡片目录、地名目录、档案馆(室)指南、专题指南等。

3．以若干个档案馆(室)的全部或部分档案为对象的检索工具，有全国性和地方性的各种档案联合目录。

四、档案检索工具的形式

档案检索工具按其物质形态划分有以下几种：

(一)卡片式检索工具

卡片式检索工具，是把档案的内容和形式特征记录在用硬纸制作的长方形卡片上，再按一定的规则组织而成，是一种离散式的目录载体。它的优点是：一张卡片着录一份文件或一个案卷，可以随编随排，流水作业，逐步积累而成；也可随意增减，插取自由，并能依照需要重新排列组合，可谓机动灵活；一种卡片目录放在若干地方，可供多人同时查阅，为书本式检索工具所不及。其明显的缺点：体大量多，占用空间大，也不便携带和交流，仅适合供馆、室内部使用；分类排卡工作量大，容易丢失、磨损，必须经常整理和更新，组织管理比较麻烦；查阅时需逐片翻阅，费时较多，在一定程度上影响了检索速度。

(二)书本式检索工具

书本式检索工具是一种聚合形式的载体，一次编装成册，编排紧凑，性能稳定、实用、整齐、美观、不易损坏，便于传递、携带和阅读，能充分发挥检索档案的作用。书本式检索工具的缺点是：因装订成册，体系固定，有价值的新档案材料不能及时增加进去，失去价值和保管期满的档案也无法及时从中剔除，只能重新编制或续编，使检索工具总是落后于馆藏档案的实际。

(三)活页式检索工具

活页式检索工具是介于卡片式和书本式检索工具之间的一种形式。每一页记录若干份同类文件或案卷的特征，一页着录不完接下页，再将着录号的活页按序装入书夹。其优点是比较灵活，能随意增减，随时撤换。这种检索工具适宜在小型的工会机关档案室使用。

(四)缩微胶卷式检索工具

缩微胶卷式检索工具是用照相的方法，将档案馆、室检索工具的内容拍摄在缩微胶卷平片上，借助阅读器阅读的目录或指南。它的突出优点是体积小，存贮密度大，累积能力强，规格标准划一，携带方便，又能长期保存。缺点是肉眼无法阅读，必须借助于阅读器，在使用上受到一定限制。

(五)机读目录

机读目录就是机器可读目录。它把档案检索工具的文字、图形、数字与符号转换成机器可识别的代码形式输入计算机，以特定的格式存贮在计算机的磁带或者磁盘上。用时，经过特定的程序转换成人能识别的文字并编排成人们所需要的各种目录，显示在屏幕上，也可以直接打印成书本式或卡片式目录或按不同的标目组织成各种目录，具有方便快捷的特点。