要注意横向协调与制约的问题

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业理财手册上》第43页（2473字）

加强企业各层次的横向协调，保证并促进各部门的管理活动相互配合，使企业能够对复杂多变的外部环境做出灵敏反应，收到实现企业经营目标，这是企业内部管理体制设计需要注意的重要内容之一。

1．横向协调的各种方式及选择

(1)非结构性方式

①制定管理工作规范：它适用于经常重复出现的管理工作，特别是生产作业管理更为常用。这种方式对于建立正常的内部管理秩序，对于各部门统一标准、协调配合，有着显着的作用。

②由主管部门组织会审会签：在需要随机处置的重复性工作中，如果某个部门明显地负有主要责任，为了协调各有关部门的活动，可以采用会审会签方式。这就是以一个部门为主，对其职责范围的工作提出设想和意见，然后邀请有关部门审查和签署意见。

③跨部门直接沟通：当一个部门遇到比较简单的例外性工作，需要其它部门配合时，可以不经过上级主管部门，直接与另一个部门沟通，达成一致意见。由于例外性工作是偶然发生的，无章可循，而且数量小，对全局影响不大，采用跨部门直接沟通是完全可行的。

④联合办公和现场调度：有些例外性工作涉及多个部门，需要协商一致，但因情况较为特殊，如时间紧迫，不能迟延，或关系复杂，存在人事矛盾，不宜采用跨部门直接沟通方式。在这种情况下，组织联合办公，现场调度，则可以提高办事效率。

(2)结构性方式

当企业内部管理体制设置存在缺陷时，非结构性方式便无能为力，只有采取结构性方式来改善和调整现有机构才能奏效。

①设置联络员：在某个部门中设置一名联络员，负责与另一个或几个部门进行业务联系，保持经常沟通，促进彼此间的了解与协调。这种联络工作可以是专职的，也可以是兼职的，比较灵活，简便易行。当两个或几个部门之间相互依赖性强，又经常发生矛盾时，就可以设置联络员。

②组织临时性的任务小组或委员会：上述联络员协调方式，主要是加强部门间经常性的横向联系，促进相互理解与配合。当某项工作的业务流程较长，不仅涉及多个部门，而且这些部门能够行使职权对该项工作产生影响时，就需要新的联系手段。临时性任务小组或委员会，是由各方有关代表组成，他们经过磋商，做出对各方均有约束力的决定，然后分头贯彻落实，任务完成后，该机构即可撤销。

③建立职能部：上述两种设置的作用是解决企业管理某一领域的协作问题，对组织机构的影响是局部的。如果企业职能部门的协作从总体上看，均存在关系不顺、配合不好的问题，那就要改革整个组织结构。建立职能部的特点是不增添新的职能科室，仅仅调整企业高层领导者的分工和职能科室的隶属关系。

④建立事业部：职能部协调方式虽然对组织结构进行了改革，但并未根本改变原有的职能结构。当企业规模较大，产品种类增多，产品生产的工艺差别也较大，外部环境不确定性增大时，既便建立职能部，也无法满足横向协调的要求。在这种情况下，就有必要按产品建立事业部，把该产品生产经营所必需的供、产、销活动，都组织在一个事业部中，这样才能较好地解决这些职能部门之间的横向协调问题。

2．不同管理层次的主要协调方式

由于企业不同层次的业务活动特点不同，横向协调方式在不同层次使用频率是不一样的，下面对各层次的主要协调方式做一简要说明：

(1)企业一级的跨系统横向协调

如果企业组织结构从整体上说是适宜的，无需采用职能部、事业部等方式进行整体改造，那么，企业一级的跨系统横向协调主要运用的方式是：

①设置各种专业委员会；

②发挥专职协调部门的作用；

③健全例会制度。

(2)各管理子系统内部的横向协调

各管理子系统内部有若干部门，彼此间的协调应在系统内部解决，不要“矛盾上交”，这样才能减轻企业高层领导的负荷，同时也使本系统真正做到尽职尽责，发挥各部门的主动性和创造性。其主要协调方式如下：

①指定专职协调部门；

②对例外性工作采用跨部门直接沟通和领导直接监督方式；

③对常规性工作采用管理规范化和例会制度方式加以协调。

(3)作业管理层的横向协调

对上级部门来说，为了搞好作业管理层的横向协调，经常采用例会制度来解决日常业务活动的协调问题，通过现场办公会以解决涉及多个部门的突发性工作和一些“老大难”问题。就作业管理层自身而言，为了组织好日常生产作业活动，主要的协调方式是：

①大力推进标准化作业，提高管理规范化水平；

②健全例会制度；

③跨部门直接沟通。