附录一： 公文处理程序

出处：按学科分类—社会科学总论 中国建材工业出版社《中国文书大典上卷》第424页（8557字）

公文处理程序是指机关内部公文运转处理的一系列工作环节，也即撰制对外文件、内部文件和处理收来文件的一系列程序。公文处理的各个环节之间前后衔接，环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成机关公文运转处理的整个流程，即公文处理程序。

公文处理程序：(一)公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。(二)上述内容，是在一般情况下，就公文处理程序的整体而言的，具体到某一份公文的处理，不必面面俱到。不同性质和内容的公文，作用不同，所经过的公文处理程序也不尽相同。第一，有些法规性文件，如《宪法》，往往有专门的起草小组或起草委员会，经过多次修改，通过一定的会议讨论和法定的批准手续，即可颁布执行，无须经过发文所有的处理程序和环节。第二，有些属于指导性的文件，需要上级机关审核或备案的，则须有机关领导人签发方可；而属于具体业务范围以及日常行政事务方面的文件，则由有关业务部门负责人签发即可。第三，收文，有的只需要机关领导人和有关业务部门负责人传阅，有的则需要作出答复和办理，这就决定了它们的处理程序也不完全相同。

拟稿 (一)拟稿即起草公文，是公文处理程序的第一个环节。起草重要文件，要由各级领导干部亲自动手或在其亲自指导、主持下进行。文件起草的基本要求有四条：1．全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令；2．完整、准确地体现领导机关的意图；3．重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文等要准确；4．合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。(二)草拟公文应当做到：1．符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。2．情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。3．人名、地名、数字、行文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写年、月、日。4．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。5．必须使用国家法定计量单位。6．用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

核稿 (一)公文的核稿是指将草稿交主要领导审批签发之前，对公文的内容、文字、格式三方面进行认真的审核和检查，这项工作一般由有经验的、文字表达能力强的秘书担任。(二)文件校核的重点是：1．是否确需行文；2．内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；3．提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；4．内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；5．文字表述是否准确、简明扼要、合乎语法；6．是否符合规定的审批、会签手续；7．文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理。(三)公文的核稿复查工作可概括为“八查”：1．查“苛捐杂税”(指多发、滥发、多送等)。2．查政策界限。3．查矛盾抵触。4．查落实措施。5．查程序手续。6．查文字表达。7．查行文格式。8．查处理时效。

送审 送审是指核稿之后誊抄清楚，再送机关主管领导审批的一个环节。对没有必要发放的文稿，也要提出建议，一并送审。

签发 (一)签发是指机关领导同志对送审的稿件审阅同意后在文件上签署发放意见并签字的一个环节。(二)签发就是领导人核准为定稿并同意颁发的一个环节。经领导人签发后，文件就生效。签发人代表机关或部门，对所签发的文件负有完全责任。签发是领导人履行其职权的一种重要表现。在签发文件时，一般要注意以下几个问题：1．以机关名义发出的文件，必须由机关领导人签发。2．如果机关主要领导人外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。3．党委机关的某些重要文件往往要由几个负责人共同签署意见，或者经会议讨论通过后由主要负责人签发。4．上级核签或加签。5．负有签发责任的人在签发时一定要写上自己的姓名，不能只写一个姓，还要注明签发日期。(三)公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。经授权，有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任签发。被主要负责人授权代行签发的负责人，应在签发人姓名右侧注明“代”字。签发公文应使用钢笔或毛笔。

缮印 (一)缮印包括缮写和印刷，其中印刷包括打印、油印、铅印、胶印、复印等。一般来说，正式发文均须根据定稿缮印成正本。缮印的正本是发文经过一系列文书处理程序的最后“完成品”，它代表本机关的意图、意见，对外发生效力。(二)印刷文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。(三)印制人员要对原稿负责，发现有疑误，应与核稿人研究，不得擅自改动。打字的文件应尽量避免末页无正文的现象；如无法避免，应注明“此页无正文”。

校对 (一)校对是指对缮写完了的文件或排印的清样进行校阅，以避免错漏的一个重要环节。公文的校对一般有两种方法：一是由印制单位先校对一次或两次，然后再由承办人校对一次；二是完全由承办人负责校对。校对的基本要求是：严肃认真、耐心细致、一丝不苟。(二)校对必须正确使用校对符号。校对符号按国家出版事业局1981年12月20日发布的《中华人民共和国专业标准校对符号及用法》的规定执行。

盖印 (一)盖印即加盖公章，它是文件生效的标志。公文加盖印章后即为正本。印章又叫印信，它是代表机关职权的一种凭证或标志。机关的印章是由批准成立该机关的上级领导机关颁发的，表示授予职权。(二)正式公文都应加盖机关印章(有特定版头的普发性文件除外)。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

发放 (一)发放也叫封发、发文，是文件盖印后发往收文单位的一个工作环节。发放文件有六点要求：1．发文应按公文规定的发往单位登记编号后封发，发讫应在原稿上填注封发编号及封发日期，然后归档。2．凡属以首长名义发出的公文，应统一由秘书室编号发出，便函、批复等文件可以不编字号。3．凡经领导人核定登报公布或报导的文件，应立即送交报社或通讯社、电台发布，如果是不另行文的，应该注明。4．公文发出后应同时发交主稿部门一份存查。5．凡发出的公文，应取回发往单位或邮政挂号的收据存查。6．收发室应将发文摘要逐日印发首长和各部门查考。(二)发放文件应注意五条：1．封面要写清楚收文机关的地址、机关全称和发文机关的地址、名称，如属指定某同志亲自拆封的密件，可写某同志亲启。2．装封时一定要将份数点清。3．封口既要结实，又不要将文件粘住。密件要加盖密级章，急件要加盖急件章，有的还可加盖机关的密封章，加贴机关的密封笺，同时标明封号。4．在会议上发文也要履行签字手续。5．投往外地的机要文件，要登记在机要信件投寄登记簿上，送机要局发送。挂号信由邮局寄发，也要登记。

登记 登记包括发文登记和收文登记两大类。发文登记是指文书部门在发文登记簿上对以机关名义发出的各种文件份数和发放的方法、途径等进行登记。登记的主要内容有：文件号、标题、签发领导、拟稿者、密级、发往单位、份数、发出日期、登记日期、封号，机要文件还要登记机要号。请示或商洽性的文件，发出时要在发文登记簿上注明待复标记，以备询办。收文登记是收文处理程序中的一个重要环节，是指拆封后对收文的日期、来文机关等进行登记。登记的方法和要求各机关不尽相同，但其原则是便于文件的运转、统计、查找和催办。收文登记应注意三点：1．建立收文簿。2．登记要简单清晰，一目了然。3．登记的范围包括上级机关来文、下级请示文件，不相隶属机关商洽问题的文件以及其它重要文件、机密材料等。

询办 询办是发文工作中的一个小环节，指的是对一些需要对方答复的文件，在约定时间已到而未见回音时，通过一定形式(如发函、发电、派人催询等)向对方询问办理情况的工作环节。

签收 (一)签收是收文处理程序中的第一个环节，指收到文件后，收件人在对方的投递文件单或送文簿上签字，以示收到。在小单位，这项工作由文书人员直接办；在较大的机关里则先由收发部门签收，然后转交文书工作人员。签收时，要注意以下三点：1．清点。即文书人员要对所收文件的件数认真清点，看清实收件数与投递清单上的件数是否符合。2．检查。检查文件信封或封套上所注明的收文机关、部门或姓名是否都应是本机关的，如有误投，应立即退回；如可转投可以代收。3．签字。清查无误后，收件人要在送件人的投递回执清单或送文簿上签字，注明收到的时间。(二)签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

拆封 拆封也叫启封、打封等，它是收文处理程序中的一个重要环节。拆封工作是文书工作人员的特有职责，除主管文书工作的领导同志和文书工作人员外，其他人一律不得拆封。拆封范围是封面上标明送本机关、机关办公室、文书室以及机关“负责人”收的所有信件。封面标有领导同志姓名的，文秘人员一般不准拆封，如果领导人委托文秘人员代拆，则可以拆。拆封要注意五点：1．保存原封的完好，必要时可把原封别在文件后一并运转。2．拆封后注意把封内文件取净，清点准确，既不要与已处理文件混在一起，也不要让别人在未登记之前拿走。3．应转其它机关的文件，可不登记，用原封转出，在收文时的投递二联单上注明转往的机关和转出时间。4．拆封后如发现是绝密文件，除按规定交可以阅读的人或领导人指定的人阅读外，不能转让他人阅读、传递和保管，拆封人员要一管到底。5．如发现下级请示或上级所发指导性文件无发文机关领导人签字或印章，或其它手续不全时应拒收；对不合行文关系的文件，除急件外，应予退回。

批抄 批抄是指文秘人员根据文件内容、密级确定文件主批人、承办单位和印发范围的工作环节。

注办 注办有两方面的内容：就发文工作而言，是指对需要办理的文件，注请领导人批示，或注请有关职能部门办理；就收文工作而言，是指由承办人将文件的处理结果在文稿末尾或文书处理单上作出简要说明，又称签注。

拟办 (一)拟办是指承办人对如何处理所收文件提出初步意见，以供机关领导人或部门负责人审核决定的一个工作环节。拟办的意见属于请示和建议性质。并非每份文件都必须经过拟办的环节，是否要拟办，要根据文件的具体情况而定。凡属于具体业务问题，已有明确处理原则和惯例的，或者问题比较简单的，承办人均可直接草拟答复文稿或拟出转发通知，连同来文一并送部门负责人或机关领导人审阅，不必经过拟办这一环节。(二)需要提拟办意见的文件主要有以下几种：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属业务部门或下级机关报来的请示性文件；平行机关或不隶属机关主送本机关并注答复的商洽性文件。文秘人员提拟办意见应十分慎重，并注意以下五点：1．阅读文件，对文件提出的问题或要求，要看得清楚，弄得准确。2．要熟悉党和政府的有关政策以及本机关工作的历史和观状。3．要掌握本机关各业务部门的职责范围，以便明确提出文件应由哪个部门承办。4．为方便领导批示，要将与本文件有关的文件、资料等附在文件后面，供领导参阅。5．要弄清楚哪些文件需要提拟办意见。

批办 批办是指机关或部门负责人签批文件承办意见的一个工作环节。批办的主要内容有：1．提出处理的原则和方法。2．提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，并限定承办期限。3．凡需要几个单位或几个人共同承办的，在批示中须指明其主办单位和主办人。4．凡需要传阅、传达的文件，则需要说明传阅对象、传达范围以及由谁负责、在什么时间内传达等。5．对于经过承办人拟办的文件，批办时不能只划个圈，而要明确表示是否同意拟办意见，有什么修正或补充。6．写明批办人的姓名及批办日期。

分发 (一)分发是指文秘人员根据领导人的批办意见或既定的分发方法，把所收到的文件分别发往有关领导和部门的一个工作环节。分发文件要严格按批抄范围进行，时限强的要及时分送，以免压误。密级较高的文件，要尽量缩小知密范围。(二)分发文件要注意四条：1．及时。切实做到当日事当日毕、急件马上办。2．贯彻“三主”优先的原则，即对份数多的文件，要保证机关主要领导人、主管领导人和主管业务部门的需要，优先分发之。只有一份的文件，除按“三主”优先的原则组织传阅外，也可复制若干份分发有关领导人和部门。3．凡应承办的文件要附“批办”单，加盖文书处理章；对不登记的文件、简报等，也要注明发往的部门或个人，以免发乱、拿错。4．分发文件要登记。发往外部门的文件要有签字手续，建立转出文件登记簿。发给领导人的文件可由领导人的秘书代为签收，如无秘书可由文书人员在备注中注明。

传阅 (一)传阅是在文件份数少、阅读人员多的情况下，组织人员轮流阅读的一个工作环节。传阅文件要严格登记，随时掌握文件去向，避免漏传和延传。文件传阅要建立催阅(退)制度。(二)传阅文件要注意三条：1．给领导人送文件时要按内容加以区分，以便领导人按轻重缓急分别处理。2．需要传阅的文件，多是上级机关发来的指导性文件，这类文件较多的机关，可专设机要室或阅文室。机要室或阅文室要专设传阅文件帐簿，按文件立户头。同一类文件以流水号排列，把一个文件的已阅人记在一个横格里。3．传阅文件上要附传阅单，内容包括传阅时间、应阅人签字、领导批示等。

承办 (一)承办包括三层意思。从业务部门来说，承办是指对问题的具体处理；从文书工作来说，承办是指撰稿、文字记录、文字整理等；从收文处理程序来说，承办主要是指具体落实或执行文件的规定。承办要做到以下四条：1．凡经过领导人批办的文件，应根据领导人批示的意图、意见办理。2．未经领导人批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针、政策的精神或有关规定及惯例酌情处理。3．如果需要承办的文件很多，则须分清轻重缓急，有条不紊地处理。4．已经承办和处理完毕的文件，要及时清理，并与待办的文件分开。(二)公文承办是收文处理工作中的一个重要环节，为了做好这项工作，还要注意以下五点：1．负责承办的同志和部门收到领导人批办的文件后，要认真研究并抓紧落实。2．凡领导人批示要求由某部门牵头承办的，该部门应准备好处理意见，邀请有关部门会商，将会商后的一致意见或分歧意见整理后报领导人审批。3．承办文件如有前案材料，承办人员应将前案材料附后，一并送领导人审批。4．急办文件，一定要收文即办，不得拖压，一旦误事，应追究责任。5．承办人将处理意见填在批办单上，经部门领导人签字或盖部门公章后，再退回办公室，个人不要随意答复。(三)承办党内文件时还要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送交办机关销案；凡涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡需报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其它主管部门，应与其协商并取得一致意见，然后送请上级领导机关审批。

催办 催办是指对于必须办理的文件，根据缓急要求和承办时限，对承办情况进行督促检查的环节。催办包括以下两方面内容：一是对内催办，即对本机关内部承办文件的情况进行督促检查；二是对外催办，即催促外机关对本机关或部门发去的文件及时办理答复。催办公文的要求是：1．要明确催办范围。无论是对内还是对外催办，都不是对所有的文件进行催办，而只是对那些限期办理答复的或者有关负责人指定必须催办的文件进行催办。2．要重视催办工作。对那些紧急的、重要的文件，机关或部门领导人应亲自检查督促催办，即使是一些普通文件，也应由秘书部门指定专人负责催办。3．要建立、健全文件催办工作的组织机构。公文催办的主要方法是：1．对内催办，尽可能由催办人上门当面催询。2．对外催办，可由催办人用电话催询或以发便函、发催办单等形式进行催办。3．利用收文登记簿，登记要求催办的文件并注明承办时限，办理答复后即填上复文号，然后通过经常检查登记簿来掌握催办情况。4．使用催办登记簿或催办卡片，登记催办的文件，并经常检查。

办复 办复是指对需要答复的文件，在办理完毕后做出答复的工作环节。办复可采取函复、电复或面复的方式，也可以采用下达计划、下达劳动指标、拨款等落实性措施予以答复。办复的要求是：件件有着落，事事有回音。对下级机关的请示，如果已答复其业务部门，应告知原请示机关或让其业务部门转告。

清退 清退是指收文机关或个人按期将应退回的文件退回发文机关。应清退的文件包括绝密文件(由收文机关立卷归档的除外)、有重大错误的文件、送领导传阅的文件、征求意见的文件、审阅文件等。清退文件的基本要求是：收文机关对应清退的文件要分别保管，用后按期主动退回。凡属征求意见的，退回时应将意见附上，如无意见也要说明。凡应退回的文件到期未退时，文秘人员要主动催退。

立卷 (一)立卷也叫归档。是指将处理完毕并有保存价值的公文，分门别类地装订成案卷加以保存的工作环节。案卷是一组具有共同特征并经过系统整理的文书材料，也是档案的保管单位，应用卷皮装订。立卷的基本原则是：1．立卷的文书材料要齐全、完整。2．以本机关形成的文件为主，但上级机关专门发给本机关的文件、下级机关的请示、平行机关商洽问题的文件，也要立卷。立卷的主要程序如下：1．组卷。组卷的要求是：将暂存在每一类目中的文件整理成案卷；将同一保管期限的同类文件组织在一个卷内；同一案卷内的文件应按其形成时间或重要程度排列，文件位置一经确定，就要按张编列号码；绝密文件单独立卷。2．登记卷内文件目录。卷内文件目录包括顺序号、作者、文件标题、文件号、文件日期、文件所在张号(页码)等。3．拟定案卷标题。案卷标题必须准确、通顺、精炼、概括。4．装订。装订好以后，用毛笔或钢笔填写封面和卷背。5．登记案卷目录。案卷目录包括案卷号、文件处理号、案卷标题、起止日期、卷内张数、保管期限、备注。(二)公文立卷的方法有：1．根据文件的特征组卷。一般可按问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征等组卷，有时也可综合使用两个或两个以上的特征组卷。2．根据文件的保存价值组卷。案卷可按不同的保存价值分为永久保管、长期保管和短期保管三种保管期限，在一个案卷内，只能有一种保管期限的文件，而不能有两种或两种以上的保管期限的文件。

销毁 (一)销毁是文件处理程序中的最后一个环节，是指把毫无保存价值或保存期满的文件或档案加以销毁。销毁保存期满的档案，不能只根据案卷封面上注明的保管期限作决定，而应全面审查档案的内容，确认无保存价值后才能销毁。销毁档案必须经过审查批准。需要销毁的档案，档案室要编制“档案销毁清册”送领导人审批，领导人审查批准后，档案室应派专人将档案送到指定的工厂去销毁，或在机关内由专人负责销毁。档案销毁后，应在“清册”上注明“已销毁”字样和销毁日期，由监销人签名盖章。一般文件，销毁时可在收文簿上注销，不必另行登记。(二)没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。(三)销毁党内秘密文件，必须履行严格的登记手续，经主管领导人批准后，由两人以上监销。在销毁文件过程中应禁止无关人员介入，以防泄密。非特殊情况，个人不得销毁文件。