检索工具

出处：按学科分类—工业技术 企业管理出版社《工程师手册》第1183页（8048字）

从整个情报检索系统可以看出，检索工具(数据库)是系统的核心和概括，是用来搜集报道、存贮和查找文献线索的工具。通过检索工具对文献的报道，可使广大科技人员花费较少时间和精力，就可了解世界各种科学技术发展的概貌，新的水平，新的动态。其对口学科的新技术，新成就和发展趋向，甚至各学科交叉渗透的情况。另外，检索工具可把大量分散的、零乱的不同形式的新旧文献存贮起来，按照一定的特征，科学地组成系统的有机体系，便于科技人员从不同角度，用较短时间找到大量有价值的文献资料。那么检索工具必须包含三个基本的要素：(1)必须具有丰富的文献记录即存贮有文献题名、文献着者、文献出处和文献摘要等文献线索；(2)必须备有必要的检索标识，如分类号、主题词、着者姓名和文献序号等；(3)必须提供多种途径检索的辅助手段，如各种索引。

1．检索工具的类型和特点

文献的类型是多种多样的，而人们检索文献的角度、深度、广度更是复杂多样。因而也必须有许多类型的检索工具相适应。检索工具按照不同的方式可以划分成多种类型。

(1)按照检索手段来划分

可分为手工检索和机械检索两大类型。前者是指由检索的人直接利用检索工具来检索。后者是指利用力学、光学和电子学原理组成机器检索系统来检索，主要是电子计算机检索。

从情报检索的基本原理来看，手工检索与机械检索是不矛盾的，而且后者就是在前者的基础上发展起来的。机械检索代表着情报检索的发展方向，有着广阔的前途，其特点是速度快、费用高。但是机械检索不能代替一切。从检索实践可以看出，只有首先进行大量的手工检索，而后进行机械检索，才更加有效。特别是在我国手工检索仍占主要地位。缺点是工作量大。

(2)按出版形式划分

①卡片式检索工具

以卡片形式编制、出版和发行，按书名、分类、着者或主题方法逐卡排列。能使不同时期，内容相同或相近的文献集中到一起。检索比较方便，同时还可以随时更新，增补新的，剔除旧的，灵活性较大。但是，组排卡片费时费力，需要一定的设备，占用面积也较大，不便于携带和保存。

②书本式检索工具

书本式检索工具又分为期刊式、单卷式、附录式三种。

期刊式检索工具是在一个名称之下，定期连续刊行。如各种文摘杂志、索引刊物、连续的馆藏新书新资料目录等等。它及时反映新出版、新发表、新入藏的书刊资料。因此科技工作者为了掌握和跟上科学技术的发展，查阅期刊式检索工具是一种比较有效的手段。同时它具有连续性的特点，不仅可查找近期文献，还可回溯查找早期文献。能够迅速、及时、连续、完整、全面、方便地进行检索。是科技人员、图书情报人员最常用的检索工具，也是检索工具中的主要形式。

单卷式检索工具，又称专题目录，专题题录和专题文摘。这种检索工具多数是围绕一定的学科专题，收集积累多年(几年、十几年、甚至几十年)的有关文献而编印的。它不同于期刊，而是象书那样单独出版的，有的只出一本，有的按需要数年出一次，有的按编号不定期出版。由于专业性强，累积文献资料时间长。收录文献较全面系统，排列组织切合专业研究需要，所以对专题检索较方便，使用价值更高。

附录式检索工具，它不单独出版，一般附在期刊、资料或图书的末尾或中间。这种检索工具虽较分散，附属于其它出版物，不被人们重视。但它专业性强，有的往往是集中大量文献后精选出的，如“引用书目”、“参考文献目录”等，都具有相当的参考价值。还有一种附录式检索工具，是许多专业期刊中所附的文摘、索引、新书通报、图书评论、产品目录、厂商一览、文献专览等等，都具有检索特定情报的作用。

③COM式检索工具

所谓COM式是指计算机输出缩微品(Computer Output Microfiche)，就是由计算机将存贮在计算机存贮器里的书目着录，按照人们指定的格式与排列系统进行输出，然后加以缩微而得到的胶卷或平片。它的优点是生产速度快、成本低，大大缩小检索工具的体积。缺点是不象卡片式检索工具那样可随时增添或删去卡片。它的更新在时间上和经济上也是可取的。在国外一些图书馆里使用越来越广泛。

④计算机可读文献磁带和磁盘

它是一种供计算机“阅读”的，主要是通过程序设计，将文献着录内容转换成数学语言和机械语言，输入计算机存在磁带上。采用磁带和磁盘作为信息载体，不仅是由于容易处理，价格低廉，重量轻，便于保存与运输，而且也是由于具有高密度，记录速度快的特点。国外大部分都有相应的磁带(或磁盘)发行。

(3)按着录内容划分

①目录

目录是着录一批相关的文献，并按照一定的次序编排而成的一种揭示与报导文献的工具。它以单位出版物为其着录的对象。所谓单位出版物，指的是以文献独自名称作为一个完整出版单位的出版物。例如，一本以《高等数学》为名称的教科书，目录就以此为着录对象，描述出版物的基本特征。至于《高等数学》一书中所包含的许多章节，目录则一概不予着录。所以，目录不是常用的检索工具。但是，目录的历史最悠久，其他类型检索工具都是在目录的基础上发展起来的。目录的基本知识，是检索工具知识的基础。目录的着录形式如下：

岩石力学／(苏)И．H．卡曹罗夫着；聂孟荀，刘泽春译．

－北京：煤炭工业出版社，1985．4

83页；16开．－高等学校教学参考书．－1．10元

本书内容着重介绍岩石力学基本理论和基本知识，基本上反映了当前苏联《岩石力学》科研工作的进展情况和苏联高等学校的教学内容。

对于情报检索来说，主要有下列目录：

a．图书馆目录

图书馆目录是对馆藏文献进行着录形成款目，并将各种款目按照一定的方式组织起来。图书馆目录是图书馆藏书的缩影，是读者打开知识宝库的钥匙。通过它可以揭示藏书，供读者检索利用，推荐优秀图书，指导阅读。图书馆目录又是图书馆进行内部日常工作以及开展各项业务工作不可缺少的工具。图书馆目录可以划分为许多类型。

b．国家书目

这是对一个国家出版的全部图书所作的登记统计性书目，反映一个国家的文化、科学和出版事业的水平，它反映的图书基本上不进行选择，因此是比较齐全的。世界上许多国家都出版国家书目。《全国总书目》与《全国新书目》就是我国的国家书目。通过国家书目，可以掌握一个国家的图书出版全貌。不过国家书目的编制，是以已经出版的图书为依据的，并且书目的加工出版时间较长。因此它比较慢。

c．出版社与书店目录

这是报道书刊出版情况比较及时的书目。往往称之为“在版目录”。我国新华书店图书进出口公司发行的新书与影印书的征订目录，报道国内外正在出版和现期将要发行的书刊。这类书目对于检索国内外科技新书，有比较重要的作用。

d．馆藏目录

包括图书馆、情报室、文献馆、资料室等等的藏书目录。它代表实有之书，且多附有索书号。借阅和复制方便。它不仅包括了公开发行的资料，它还包括用馆际交换、国际交换等方式获得的非卖品资料。它不仅包括现期发行新书刊，而且包括一定历史时期累积起来的全部资料。对于全面广泛地检索文献是很重要的。

e．联合目录

联合目录是汇总若干图书馆或其它收藏单位所藏文献的目录。它的作用是把分散在各处的藏书，从目录上联成一体，可以免去分别查阅各个馆藏目录的麻烦，扩大文献取得范围。

f．专题文献目录

这是围绕某些专门课题，不仅根据馆藏文献，而且网罗国内外的文摘、索引、目录中所着录的有关文献线索而编成的，报道一定时期内各种文字，各种类型文献的检索工具。由于它选题较为专深，资料收录面广，对于那些对口径的读者具有重要的作用。

②索引

索引，就是将书籍、期刊等文献中所刊载的论文题目、作者以及所讨论的或涉及到的学科主题、人名、地名、名词术语、分子式、所引用的参考文献等等，根据一定的需要，经过分析分别摘录出来，注明其所在书刊中的页码，并按照一定的原则和方法排列起来的一种检索工具。借助于索引的指引，人们可以找出在文献中的各种资料的出处。因此，索引是揭示包含在出版物中的情报的钥匙。

索引和目录，有时容易混淆，其实二者是不同的。一般说来，目录所着录的，是一个完整的出版单位，如一种图书、一种期刊、一种报纸。而索引所着录的则是一个完整出版物的某一部分，某一观点。例如：揭示期刊中所刊载的论文的期刊论文索引，不同于期刊目录。相对地说来，索引揭示文献内容比目录更为深入和细致。这是索引和目录的区别。

索引大体可分为篇目索引与内容索引两种。

篇目索引主要是揭示期刊、报纸、论丛、会议录等中所包含的论文，把这些论文一一分析着录出来，按分类或按主题、作者、篇名的字顺排列起来，以供查找各篇论文的工具。它是最简单的文献报道形式，着录项目只包括论文题目、作者、出处(所在期刊名称、卷期、页码等)，一般无简介或摘要。其形式如下：

对比和协调——试论新旧建筑的共处

蒋孟厚 新建筑86年3期12页

论建筑艺术的视觉语言

吴祖慈 时代建筑86年1期31页

“包豪斯”建筑美学观的形成初探

夏一兵 新建筑86年3期41页

内容索引是将图书、论文等文献中所包含的事物、人名、地名、学术名词等等内容要项摘录出来而编成的索引。它常常附于年鉴、手册和专着的后面，也可以单独成书。它是帮助查阅文献中所包含的各项知识的有效工具，是揭示文献内容的钥匙。内容索引比篇目索引深入，更能提供文献中所包含的情报。其形如下：

宋任穷…………………………………………人名

1941．6．24…………………………………时间

／2…………………………………版次

1945．4．5／1

1946．2．13／1

宋时轮

1942．2．20／4

1946．5．22／1

③．文摘

文摘性检索工具是一种描述文献外部特征，并简明扼要地摘录文献内容要点的情报出版物。文摘是检索工具中的主体，是二次文献的核心。

文摘是指对一份科技文献(或称一个文献单元)的内容所作简略准确的摘录而言，它通常不包括对原文的补充，解释或评论。文献的用途很广。可以使科学技术工作者能以较少的时间和精力，获取更多的情报。通过大量掌握有关文献的现状及其基本内容，了解本专业的发展水平和最新成就，从而吸取和利用别人已有的工作成果，避免重复劳动。在某些情况下，文摘可以代替阅读原始文献。对于没有能力阅读外文和掌握语种不多的人，更是掌握国外文献的重要途径。

文摘按内容压缩程度分，可分为“指示性文摘”与“报道性文摘”两种。“题录”可看作它是一种特殊情况。

题录其着录事项为篇名(中文篇名、外文篇名)、编着者、出处(包括原书刊名称、年份、卷期号、页码等)及文种等，不介绍原文内容。其形式见例一。

例一、文摘题录形式

指示性文摘是对标题的补充说明，主要交代论文探讨问题的范围与目的，以使读者对论文内容不产生误解为原则。字数一般限制在60－70个字(西文则以30个词为限)。其形式见例二。

例二、指示性文摘形式

报道性文摘则要作到基本上反映原文创造性部分的全部内容(当然完全不需要看原文那是不现实的)。如讨论的范围与目的，采取的研究手段与方法，所得到的结果与结论，以及其它新的研究副产物等。同时也包括有关的数据、公式、图表和图解等，并指出该文献的引用书目和插图的数目，最后署上摘要人姓名。一般为400－500个字(西文则为200个词)，必要时甚至可增到1000－2000个字(西文500－1000个词)。其形式如例三。

2．检索工具的编制方法

(1)检索工具的内容结构

检索工具的内容结构，由四个部分组成。

①着录部分

例三、报道性文摘形式

C353 1273

用书目引文自动标引

Automatic indexing using bibliographic citationsSalton G．；Journal of documentation，1971，vol，27．，98－110(英文)

与技术文献联系的书目引文以各种方式用来援引文献的有关较详细文摘项目，参看重要的也已写下一部分，而用来作为文献内容的补充说明进行服务。据目前的研究，引文被直接运用来鉴别文献内容，而试图在一种检索环境中评价它的效率。已表明书目引文的应用附加标准关键词类型的指示，可以改善检索性能，而在一些情况下，引文对于检索目的比别的普通词和概念是更为有效的。 ISA．71－3220

书目引文‖自动标引‖检索效率

存贮在检索工具中的不是文献的全文，而是描述文献外表特征及内容特征的着录(款目)。每一篇入存文献，只作一条着录(款目)。着录本身由若干个着录款目组成，款目多少，其详简程度，随着检索工具编着方式的不同而异。但是，不论什么检索工具，着录的款目至少要表述文献的篇名，着者和来源等几个重要项目。

入存的文献越多，着录的条数就越多，从而形成一个文献检索档，检索者就从文献档中查找所需情报的文献。文献的着录(款目)就为检索者提供了判断文献的内容是否合乎检索者需要，以及获取文献全文线索的根据，所以着录部分是检索工具内容的主体结构。

②索引部分

着录部分的编排，虽可起到一定的检索作用，但检索效率很低。因检索工具卷数很多，这就必须逐卷逐期翻阅，为了提高检索效率，检索工具必须提供能迅速、准确、全面查获所需文献着录的多种途径，如分类索引、主题索引、号码索引、分子式索引等等。这些索引综合起来，就是检索工具的索引部分，它是检索工具内容中的辅助结构。

③说明部分

它是检索工具编制者对检索工具使用者所提出的必要指导。内容包括编制目的、适用范围、收录年限、着录款目、查阅范例、注意事项等，它主要体现在封面、扉页、版权页、目次页。特别是编辑说明、前言和后记中，它是检索工具内容的必要组成部分。

④附录部分

它是检索工具内容的必要补充。大型检索工具一般都有附录部分。内容包括收录文献类型范围、摘录期刊种类、刊名缩写、核心期刊目录、文献入藏单位代号等。附录的作用不但在于使用该检索工具时经常要加以利用，而且对检索者扩大检索知识，提高检索基本技能，识别日常遇到的文献专用语言，掌握文献来源线索等方面具有重要作用。

(2)检索工具的编制要求和方法

编制检索工具的目的，是为了报道、积累和检索文献，提高文献的利用率，便于读者迅速找到有关文献的线索。编制检索工具是一项很细致、很复杂的工作。一部完整的检索工具，应具有系统性、连续性和科学性。其质量好坏直接影响到检索速度和检索效率。质量主要取决于两个方面，一是收录的文献内容和数量，二是它所采用的排检方法。其要求概括起来，就是全、便、快、准四个字。

检索工具主要是从文献的内容特征和外表特征两个方面进行编排的。从文献内容特征编排，主要依据是分类表、主题表等；从文献外表特征编排，主要依据是篇名、着者、出处、号码等。