情报检索步骤

出处：按学科分类—工业技术 企业管理出版社《工程师手册》第1189页（6526字）

情报检索是使用检索工具(数据库)，按照一定的方法，查找文献情报的过程。目前，世界各国检索工具不下数千种，它们的用法各有差异，但也有许多共同的地方。研究和掌握情报检索方法的共同规律，一方面可以提高理性认识，指导检索实践，克服盲目性；另一方面可以举一反三地掌握更多检索工具的用法。从各种类型检索工具的共性来看，情报检索的全过程可以分为六个步骤：

1．分析研究课题 2．选择检索工具

3．确定检索途径 4．选定检索方法

5．查找文献线索 6．索取原始文献

1．分析研究课题

着手课题检索，首先必须对课题进行认真的分析。分析课题要注意三点：(1)弄清课题的目的和意义，了解课题与国民经济的关系，对现代化建设的作用，可以大大提高我们搞好课题检索的决心和信心。(2)掌握与课题有关的专业知识和文献特征。力求弄懂与课题有关的基本原理和技术知识。同时，对发表与课题主要内容有关的文献数量的低潮和高峰、文献类型匹配等问题有所了解。(3)明确课题检索的范围和要求。如：“维尼纶改性研究”课题，经过分析研究得出此课题研究的焦点是寻求一种改进维尼纶三种性能的交联剂。这样就可以大大缩小情报检索的范围，集中力量查找改进维尼纶三性的交联剂。分析研究课题是整个检索过程的业务准备阶段，做得越细致、越充分，检索就越顺利，就越可提高检索效率，获得较理想的结果。对外文术语要多译几个同义语备用。

2．选择检索工具

选用检索工具要专业对口，文种熟悉，文献类型匹配同时还要考虑其质量。检索工具质量优劣，直接影响检索效率和效果。一种优良的检索工具，应该具备“全”、“便”、“快”三个方面的基本性能。

所谓“全”——主要指检索工具收集、存贮的文献，在学科领域和文献类型方面要全；在收集文献的地域和年代方面要广，具有存贮文献的全面性和广泛性。

所谓“便”——主要指检索工具要编排清晰，着录简明，文摘详细。并附有各种索引，便于从各个途径准确、有效地检索文献，具有检索文献的准确性和有效性。

所谓“快”——主要指报导文献的时差要短，出版要及时，而且出版形式要多样化，具有报导文献的及时性和多样性。

3．确定检索途径

情报检索，总是根据文献情报的某种特征，从各种不同的角度进行检索的。一般来说，文献有书名、着者、序号等外表特征；有分类、主题、分子式等内容特征。于是，检索文献的途径可分为：书名途径、着得途径、序号途径和分类途径、主题途径、分子式途径等。

(1)书名途径

根据文献名称查找文献的途径。常用工具有《书名目录》、《刊名目录》、《资料目录》等。这类目录一般都按图书、期刊、资料的名称字顺编排和检索。由于目录按文献名称字顺排列，所以造成相同的文献分散，破坏了学科的系统性，不利于族性检索。

(2)着者途径

是根据已知着者姓名(个人着者、共着者和团体着者)查找文献的一种途径。常用的工具有“着者索引”。这类索引按着者姓名字顺排列检索，查找方便，国外许多检索工具都有这种索引。在同一着者的姓名下，往往集中了内容相近或有内在联系的一批文献，在一定程度上反映了文献的族性关系，能部分地满足族性检索要求，是常用检索途径之一。但是，检索不能仅限于某一个人，某一机构的文章，而要掌握某一课题，某一学科的全面资料。因此，着者途径不能作为情报检索的主要途径而是一种辅助途径。利用着者途径，要注意着者姓名排列的规定：

①姓在前，名在后，按性和名的字顺排列。如Arthur B Smith。编制着者索引时，为便于检索将姓、名例置并在姓和名之间加上例置符号“，”隔开。即Smith，Arthur B

②同姓着者，再按第一名和第二名的首字母字顺排列。

Joms，Arthur Brady

Joms，Alas D

③着者姓名书写不全的，排在书写齐全的前面。如：

Waston，D

Waston，D Couglas

④复姓着者的两个姓作为一个整体看待，并对短横后的第二姓作参见。如：

Martin-Smith，Margaret

Smith，Margaret MartinSee Martin-Smith，Margaret

⑤团体着者也同个人着者一样，按字顺排列。如：

Geigr．Chemical Corp．

⑥两个以上的共着者，以第一作者为主，文献着录在第一着者姓名下，其他着者用参见法参见第一着者。如：

Jones，Alan D

See Watson，Douglas

⑦中国的着者姓名和出版物名称，一律按汉语拼音来编排。

⑧日本的出版物名称和着者姓名，用“日－英字母字译对照表”逐个字母对译。

日－英字母字译对照表

9．前苏联的着者姓名和出版物名称，用“俄－英字母字译对照表”逐个字母对译。

俄－英字母字译对照表

(3)序号途径

序号途径是以文献的编号为特征，编排和检索文献的一种途径。常用的索引有“报告号索引”、“合同号索引”、“收藏号索引”、“专利号索引”、“标准号索引”等等。这类索引编制简单，使用方便。在已知文献编号的前提下，利用序号途径检索文献是比较方便、快速的。

(4)分类途径

分类途径是按照学科分类体系来编排和检索文献的一种途径。常用的工具有“分类目录”、“分类索引”等。这一途径的优点是能直观表现学科的系统性和事物的平行、隶属和派生关系；能较好地满足按类查找的族性检索要求。分类途径是情报检索的主要途径之一。

(5)主题途径

主题途径是通过代表文献资料内容的主题词来进行检索。常用的工具有：“主题索引”、“关键词索引”、“叙词索引”。这种检索途径，以文字作检索标识，表达概念直接、准确、灵活，不受类目设置的限制，可随时增补新的检索标识，以反映新兴学科的新概念。另外，它能将与研究课题有关，而且分散在各个学科领域中的资料集中在一个主题词下，便于科技人员各取所需进行综合研究。主题途径使用较多，也较方便，是情报检索的重要途径。

(6)分子式途径

分子式途径是以化学物质名称的分子式作为检索标识，从“分子式索引”中查出化学物质的准确名称，然后使用“化学物质索引”检索文献资料的一种途径，也是一种辅助性检索方法。

确定检索途径，就是从上述许多途径中选择最能查获所需文献的途径。究竟采取何种途径，要从课题检索的要求出发，并结合文献特征来灵活选择。一般检索工具均提供分类、主题和着者途径，如果课题检索要求泛指性较强的文献，即所需文献的范围较广，最好选择分类途径；如果课题检索要求是专指性较强，即所需资料比较专深，要求特性检索，并且可能涉及多学科时，则选用主题途径为好，如果事先已知文献着者、编号、分子式等条件，由利用“着者途径”、“号码途径”、“分子式途径”等进行检索为妥。若能把这些途径与分类主题途径配合使用，即从分类或主题途径中查出一批文献，掌握一些着者姓名，然后再采用着者途径进行追溯，将能收到较好的检索效果。因此，进行全面深入的检索，关键在于善于根据具体情况，综合利用各种检索途径，其中以分类和主题途径为主。

4．选择检索方法

研究检索方法的目的在于寻求一种有效的方法，达到又多、又快、又好、又省地检索有用文献。目前，科技人员和图书情报人员使用的检索方法，有以下几种：

(1)追溯查找法

追溯查找法即利用文献着者在文献末尾所附的参考文献，进行追溯查找的一种方法。其优点是，在没有检索工具可用，或检索工具不全的情况下，借助于原始文献引用的参考文献，跟踪追溯查得一批有关文献。其缺点是，原始文献着者引用的参考文献总是有限的，不可能全部列出有关文献，漏检、误检的可能性也较大。

(2)直接查找法

直接查找法即直接利用检索工具查找文献的方法。这种方法又可分为顺查、倒查和抽查三种方法。

①顺查法，即以课题研究的起始年代为起点，顺着时间的推移，由远而近，利用检索工具逐年查找的方法。其优点是从远到近逐年查找，一直查到最近期，一年不漏，漏检较少，检出率较高；在检索过程中，不断对准需求口径，筛选剔除参考价值不大的文献，误检的可能性较小，检准率也较高其缺点是检索比较费时、费力。特别是检索年代较长的课题，工作量很大。

②倒查法：是从最近期向早期回溯，由近而远，利用检索工具逐年回溯查找的方法。由于近期文献在论述现代科学成就的时候，一般都要引用有关文献，概述课题研究的早期发展情况。特别是综述、评论性文献，及系统论述这一课题的主体文献，在这方面提供的情况就更为充分。于是，从这些文献中掌握必要的情报后，即可适可而止，不必一年一年查到头，可以节省查找文献的大量时间。但是，采用这种检索方法，查得的文献远不如顺查法全面，有可能漏掉重要的线索和参考材料。

③抽查法：针对科学发展特点，抓住学科发展较快，文献发表较多的年代，抽出一段时间，如几年、十几年，利用检索工具逐年查找。因为在抽查的这一段时间里，课题有关文献比较集中，所用检索时间较少，而查得有关文献还多，检索效率较高。但抽查法一般适合在熟悉该学科发展特点的情况下使用。

(3)循环查找法

循环查找方法，实际上是直接查找法和追溯查找法的结合。直接利用检索工具查找一批有用文献，然后得用这些文献所附参考文献追溯查找，扩大线索，获得更多的有关文献。因为文献着者引用参考文献，一般以近期较多，远期较少，逐年递减，五年之内的重要文献，一般都会被引用。部分文献可通过追溯法获得，检索时可跳过五年，再用直接查找法查找，查出一批文献后，再行追溯。如此循环，交替使用直接查找法和追溯查找法，不断扩大文献线索，查获更多的文献，直到满足检索要求为止。

上述各种检索方法各有优缺点，在什么情况下，采用什么检索方法，主要根据检索条件、检索要求，以及检索课题的学科特点而定。

1．检索条件：主要指当时有没有检索工具供利用。在没有检索工具、原始文献收藏还比较丰富的情况下，采用追溯法为实际。在有成套检索工具可供使用的情况下，以采用直接查找法为好。

2．检索要求：情报检索的一般要求是“广、快、精、准”。课题检索的目的不同，检索要求不同，采用的检索方法也不同。如目的在于收集某一课题的系统资料，以便进行综合分析和研究，提出评论性战略性情报，供决策某一问题参考，对资料的系统性、全面性要求较高，采用直接查找法中的顺查为好。如果检索目的是要解决某一课题有关的关键性技术问题，要求快、准，采用倒查法较好。

3．学科特点：年轻的新兴学科，起始年代不长，又有可考的起始年代，用顺查法好。年代久远的老学科，起始年代较早或无查考，则只能采用倒查法。一般学科的发展过程是波浪起伏的，检索文献时，重点抽查学科发展的兴旺时期，这段时间文献发表较多，可在较少的检索时间内得到较多有用文献，检索效果好。

4．查找文献线索，索取原始文献

(1)查找文献线索

通过检索途径查到与检索提问一致的文摘号后，就要仔细阅读分析文献的着录(款目)，判断主题内容是否符合检索要求。倘若符合检索要求，就要准确记下文献篇名、着者、来源、文种等着录事项。这些文献来源项目是获得文献原文的主要线索。

(2)索取原始文献

上述几个步骤只是得到文献的线索，索取原始文献才是整个检索过程的最后阶段。在这最后的一步里，还需做好几件工作：

①需将出版物名称缩写转换成全称。国外出版的检索工具，为缩减篇幅，常将出版物名称缩写。索取原始文献之前，首先需将出版物名称缩写还原为全称。一般检索工具都附有“引用出版物一览表”，供查对出版物全称参考。此外，还有来源索引、刊名缩写、英汉略语词典等可供使用。

②将非拉丁语文字出版物的名称还原成原名。若原始文献为非拉丁语文字，英美检索工具中已翻译为英文，在索取原始文献前，需将出版物名称还原成原文。常用的有“日－英字母字译对照表”、“俄－英字母字译对照表”等。

③查找原始文献收藏单位，联系借阅或复制。出版物全称查对清楚以后，即可根据出版物名称及年、卷、期，使用有关“联合目录”或“馆藏目录”等查找原始文献收藏单位。然后向该单位联系借阅或复制，即可获得原始文献。