民事登记簿册及档案

出处：按学科分类—政治、法律 中山大学出版社《澳门特别行政区法律通览》第348页（1914字）

根据《民事登记法典》的规定，民事登记的簿册分为记录簿册和日志簿册。

(一)记录簿册

《民事登记法典》第九条的规定，专门用作民事登记的各类簿册有：①出生记录簿册；②结婚记录簿册；③死亡记录簿册；④母亲身份声明及认领声明的记录簿册；⑤杂项记录簿册；⑥各记录的延续附注簿册。其中，第一项至第三项所指的簿册为按年编排，并可以视乎工作需要分成多册。如有关记录并非于澳门的登记局作出，则对于应以附注形式进行登记的民事登记行为，可以建立于杂项记录簿册内。

记录簿册由活页组成，并按登记及公证机关组织架构的规定认证。每满150页应装订成册；如属母亲身份声明及认领声明的记录，则可在50页以内装订成册。未装订的记录应按其在所属类别中的顺序保存，以免其破损或遗失。凡以记录方式建立的登记必须组织姓名数据库。被登记人的姓名有结构性变动时，即应更新其资料卡。姓名数据库通过计算机储存数据而建立。1984年2月1日前建立的堂区记录复制而得的储存数据等同为民事登记簿册，但属非在澳门出生的人的洗礼记录者除外。如某项事实同时载于民事登记簿册及堂区登记簿册内，则前者的证明力优于后者，并须注销所复制的堂区记录。

某一记录簿册全部或部分失去效用或遗失时，必须再造。如就失去效用或遗失的簿册存有复本或摘录，又或就存于安全档案或计算机储存数据中的记录存有其他复本，则有关再造须根据该等文件通过将记录及附注重造而作出，并应将原属附注内的事实加载记录的正文内。复本或摘录中的资料，可以用存盘文件所载的资料、利害关系人所提交的资料及文件，以及公共档案内所存有的资料或其他认为适当的资料予以补充。如无复本或摘录，应通过公告召集利害关系人，以便其在30日内提交曾以有关失去效用或遗失的记录为依据而发出的证明或其他文件，又或提交涉及该等记录的证明或其他文件。登记局局长可以采用各类证据，尤其是索取存于任何部门或机构中有助于记录重造的登记或其他文件的副本。公告须于本地区报章中最多人阅读的其中一份中文报章及一份葡文报章连续刊登两次。召集期届满后，应根据依职权获得或利害关系人提供的资料进行再造。再造完成后，应知会利害关系人，以便其在30日内检查经再造的记录及提出声明异议。如无法通过挂号信方式作出的通知知会利害关系人本人，则以在登记局大门张贴告示的方式召集利害关系人。登记局局长须于15日内就声明异议作出决定。如声明异议是针对某项登记的遗漏且获得接纳，则须根据声明异议人所提供的资料及依职权获得的资料，在先前的再造记录后建立该遗漏的登记。如声明异议被驳回，则须将此决定通知声明异议人。提出声明异议的期间届满后，应核对再造的登记，并对有关簿册进行认证。如仅属簿册的部分失去效用或遗失，且失去效用或遗失的登记少于仍保存的登记，则须以插入所需单页的方式单纯将已失效用或遗失的部分再造，并重新装订成簿册。如须再造的登记数量甚少，则须将之直接缮立于本年的相应记录簿册内，并作出必要的说明备考。在再造的记录正文内应注明此再造事实，并由进行再造的登记局局长签名及注明日期。进行再造后，须将部分失去效用的原始登记注销，并注明再造登记的编号及年份。再造完成后，对于未经及时以声明异议方式指出的任何登记的遗漏，仅可以通过司法证明程序弥补。对于附注记载的遗漏，可以按《民事登记法典》第六十条的规定随时作出弥补。

(二)日志簿册

根据《民事登记法典》第十条的规定，除各类记录簿册外，各民事登记局尚应备有一本由活页组成的日志簿册，用作按时间顺序详细注录各项被申请的服务及将全部征收的款项记账。

为调查目的而对登记作出检查，仅可以由法务局局长应利害关系人提出的附具理由的申请而给予许可，且必须显明对所涉人已确保尊重其私人及家庭生活。作为登记依据或与登记有关的卷宗、演示文稿及文件，须按其所属类别而存放在依年份编排的文件集内，既免其破损，也方便查阅。仅在演示文稿的数量导致有理由将其分类集中存放时，才可以将其分类集中存放。公函及传阅文件，连同机关的长期执行的批示或指引，均须以独立卷册集中存放及编排。对于未曾用作任何登记的依据的存盘文件，可以将其销毁，但必须按其性质及日期事先在笔录内作出识别，并在登记清册内作出适当注录。