记帐规则和记帐错误的更改

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《涉外会计实用手册》第47页（4305字）

登记帐簿是会计核算工作的一项重要内容，也是会计核算的一项重要的基础工作。记帐工作的总的要求是：内容完备，数字真实、准确，字迹工整，摘要清楚、简洁，登记及时，不漏记、重记、错记和积压帐目。

一、记帐规则的要点

为了保证记帐质量，明确记帐责任，记帐时必须严格遵守记帐的各项规则。

1．帐簿启用、交接规则

帐簿是重要的会计档案，登记帐簿必须有专人负责。为保证帐簿的合法性和帐簿的完整性，明确记帐责任，必须按照有关规定启用和交接会计帐簿。

在启用帐簿时，应在帐簿扉页填列“帐簿启用及经管人员表”。详细载明单位名称、帐簿名称、启用日期、帐簿编号、帐簿册数、帐簿页数；并加盖公章以及会计主管和记帐人员签章。更换记帐人员时，应注明交接日期和交接人员姓名等，并由接办人员签章，以明确责任。

2．登记帐簿的规则

(1)帐簿必须根据审核无误的会计凭证及时登记，记帐时必须严格根据经过审核的会计凭证填列会计科目的名称，或者同时填列会计科目的名称和编号，不得只填列会计科目的编号，不填列会计科目的名称。为了防止重记、漏记和便于查阅，登记时应将记帐凭证号记入帐簿，同时在记帐凭证上注明“√”记号，表示已经登记入帐。

(2)为了使帐簿记录清晰整洁，防止篡改，记帐时必须用蓝黑色墨水笔书写，不能使用铅笔和圆珠笔书写。红墨水只能在结帐划线、改错、冲帐等规定范围内使用。

(3)各类帐簿必须按编好的页码顺序登记，不得隔页、跳行。如不慎发生隔页、跳行现象，应在空页或空行处用红墨水笔划对角线或注明“此页空白”、“作废”等字样。不得任意撕毁订本式帐簿的帐页。不得随意抽掉活页式或卡片式帐簿的帐页。

(4)订本帐簿若出现预留帐页不够需跳页登记时，应在末行摘要栏内注明“过入第××页”并在新帐页第一行摘要栏内注明“承××页”。

(5)每登满一页帐页，应在该帐页的最后一行加计本页发生额及余额，并在“摘要”栏内注明“过次页”；同时在下一页的首行记入上页加计的发生额及余额，并在“摘要”栏内注明“承上页”。

(6)“摘要”栏的文字记述要简洁清楚扼要，并逐步规范化，书写工整，不得乱用简化字；数字应用阿拉伯字书写。

(7)不得对帐簿进行刮擦、挖补、涂改或用其他化学方式更改字迹，以防篡改舞弊。

二、记帐错误的更正

1．错误记录的类型

从填制、审核、整理、汇总各种会计凭证，登记各种会计帐簿，即对帐和结帐的整个过程，称为记帐过程。在这个过程中，由于种种原因，会发生一些错误记录，按照错误记录的性质，可分为记录性错误和违法性错误。

记录性错误，是由于工作粗心大意或业务不熟练造成的过失性错误，如记错帐户、记反帐户方向、重记或漏记等。

违法性错误，是由于动机不良，采用非法手段而造成的舞弊性错误，如为了挪用公款而多记付出现金，为偷漏税款少记或不记收入等。

在记帐过程中，经常发生的错误记录属于记录性错误。按其错误的内容划分，主要有：

(1)记帐凭证的会计科目使用不当；

(2)记帐凭证的会计分录编制错误；

(3)登记帐簿时记错帐户或登记错项目栏次；

(4)登记帐簿时记错帐户方向；

(5)帐簿上重记，借贷双方同时重记或重记一方；

(6)帐簿上漏记，借贷双方同时漏记或漏记一方；

(7)总帐记录正确，明细帐重记或漏记，或者相反，明细帐记录正确，总帐重记或漏记；

(8)写错金额数字，数字错位和数字颠倒等单纯笔误。

在记帐过程中，发现的各种错误记录，应按照会计制度的规定及时的进行更正，以保证会计核算资料的真实、正确。

2．更正错误记录的方法

(1)划线更正法。在登记帐簿前发现记帐凭证有错误，或是在结帐前发现帐簿记录有错误而记帐凭证无错误，可用此法。

方法：先在记帐凭证或帐簿中错误的文字或数字上划一条红线，表示注销错误部分。划线要保证原有字迹仍可辨认。错误数字要全部划去，更正人员在更正处签章，以表示负责。例如，记帐人员在根据记帐凭证登帐时，将3500误记为3000元，应用划线更正法更正为3500元(这里划线用红线)，并加盖名章。

(2)红字更正法。用填制红字记帐凭证(金额用红字)更正错误记录。这种方法一般用于下面两种情况：

一是在记帐后发现记帐凭证和会计帐簿记录的金额有错误，所记金额比应记金额要大。更正方法是：将多记的金额用红字填制一张与原记帐凭证会计科目相同的记帐凭证，并据以登记帐户，用以冲销多记的金额，更正错误。

［例12］采购人员预借出差旅费，付给现金400元。这项经济业务涉及“其他应收款”帐户，该帐户是资金占用性质帐户。预付差旅费借记“其他应收款”帐户。但在填写记帐凭证时，误将金额填为500元，并据此已登记入帐：

①借：其他应收款 500

贷：现金 500

更正时，填制红字记帐凭证，注销多记的100元：

②借：其他应收款 100

贷：现金 100

表示红字，下同。

将红字记帐凭证登记帐簿后，有关帐户的记录更正为图表1－4－20所示。

图表1－4－20

二是在记帐后，发现记帐凭证和会计帐簿所用会计科目或记帐方向有错误，或会计科目均有错误。更正方法是：先填制一张内容与错误记帐凭证完全相同而金额是红字的记帐凭证，并据此登记帐簿，因此冲销原有错误的帐簿记录。然后再用蓝字填制一张符合经济业务内容的正确的记帐凭证，并据此登记帐簿。

［例13］采购人员预借出差旅费，付给现金400元。这项经济业务应记入“其他应收款”帐户，但在填制记帐凭证时，该填成借记“应收帐款”帐户，并据此已登记入帐：

①借：应收帐款 400

贷：现金 400

更正时，填制红字记帐凭证，冲销原错误记录：

②借：应收帐款 400

贷：现金 400

然后填制正确的记帐凭证：

③借：其他应收款 400

贷：现金 400

将以上红字和蓝字记帐凭证登记入帐后，有关帐户的记录更正如图表1－4－21所示。

图表1－4－21

(3)补充登记法。就是用填制补充的记帐凭证来更正错误的记录。这种方法适用于记帐以后发现记帐凭证和会计帐簿的金额有错误，且所记金额小于应记的正确金额。更正方法是：将少记的金额用蓝字填制一张与原记帐凭证会计科目相同的记帐凭证，并据此登帐，用以补充少记的金额，更正错误。

［例14］采购人员预借差旅费，付给现金400元。在填写记帐凭证时，误将金额填为200元，并据此已登记入帐：

①借：其他应收款 200

贷：现金 200

更正时，再填制一张记帐凭证，补充少记的200元：

②借：其他应收款 200

贷：现金 200

将以上记帐凭证登记帐簿后，有关帐户的记录更正如图表1－4－22所示。

图表1－4－22