工会办公室主任的工作职责、要求原则和地位

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第79页（7700字）

一、工会办公室主任的工作职责

工会办公室主任是一个具有双重性的角色。他既是秘书队伍中的一员，又是秘书队伍的管理者、指挥者。在工会办公室内部，他是一室之长，对工会办公室全面工作负有领导之责，是“大管家”，对工会办公室人员的精神状态、工作水平、工作效能、工作作风负有直接责任；对于领导，他是服务员，是“大秘书”、“大参谋”，对于同级领导层的领导工作有着直接的影响。其基本职责具体来说，主要有如下几个方面：

(一)协助工会领导了解、掌握党的路线、方针、政策和国家法律、法令的贯彻执行情况。

(二)经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，向工会领导传递综合信息和反馈各方面的信息，为领导决策和指导工作提供可靠的依据，协助工会领导提高决策的民主化、科学化水平。

(三)做好各种会议的组织准备和会议议定事项的催办落实工作。

(四)组织起草、审核各种工会文稿，做好文字综合和秘书处理工作，把好文字关和政策关。

(五)协助工会领导协调部门之间的意见分歧和工作矛盾，提出相应的解决办法和备选方案。

(六)承上启下，沟通、协调上上下下、方方面面的联系，安排好公务接待和各项活动。

(七)关心职工疾苦，细心体察民情，认真搞好来信来访工作，协助淀做好困难职工群众工作，积极开展工会机关管理和后勤服务工作。

(八)根据每个时期的中心任务和领导的要求，研究制定工会办公室的工作计划和具体措施，搞好工会机关的思想建设、作风建设、制度建设。

(九)加强工会机关的制度化建设，认真做好工会机关的安全保卫和保密工作。

(十)完成上级机关和党政领导交办的各项任务。

工会办公室主任要出色准确地履行各项职责，完成工会领导交办的各项任务，就必须时刻注意提高自己的政治理论水平、文化专业知识和各项业务能力，不断改进自己的工作方法和工作作风，努力提高工作效率，并通过自己的“领头兵”的作用，引导疏通关系，调动各方面的积极性。

二、工会办公室主任工作的基本要求

(一)要准确。这是工会办公室主任工作基本要求的首要一条。工会办公室主任协助领导决策，协助领导对下级工会机关和下属单位实施正确的领导，首先必须真正地了解有关情况，这是正确辅助决策的前提和基础。在承办、管理具体事务时，工会办公室主任更应当做到正确无误，不得有丝毫的疏忽大意。如，工会办公室主任在制发文件、审核文稿、督促检查、接待上级机关和兄弟单位来人、来访时，都必须力求准确。要求数据要准、时间要准、概念要准、名称要准、否则，就会误时误事。

(二)及时有效。及时就是办事办文不拖拉，讲求效率。这既是对工会办公室主任工作的最基本要求。时间就是金钱，效率就是生命，不及时就没有效率，就会贻误领导工作。所以工会办公室主任必须牢记这一点。凡是应当办理的工作事项，都应当按照领导要求迅速办理，不拖拉、不怠慢，真正做到今日事今日做完。

(三)注意保密。工会办公室主任每天都要接触大量的文件、材料。其中很多都具有一定的机密性，并且越是高层机关，其机密文件和材料越多。因此，工会办公室主任一定要认真做好保密工作，建立严格的保密制度，提醒或协助领导定期做好保密工作，并对身边的工作人员经常进行保密教育。要教育每个工作人员增强保密观念，严格遵守保密守则，不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传送机密事项；不携带机密材料游览、参观、访友和出入公共场所，等等。

(四)重抓落实。工会办公室主任的大部分工作尤其是事务管理性的工作都很具体，有的还相当琐碎。如为各种会议安排食宿和大小会场；为领导下基层调研安排交通工具；为从事各种工作的同志准备、供应办公用具；为接待上级机关和兄弟单位来人、接待群众来访来信；安排好本单位值班、保卫、通讯联络等工作事项，都需要工会办公室主任作出妥善而周密的安排，狠抓具体落实，落实到单位，落实到个人，并及时进行督促检查。对于那些参与领导决策的政务性工作，工会办公室主任也应当狠抓落实。当工会领导作出正确决策或决定后，工会办公室主任要组织人员认真学习、领会，并采取切实有效的措施来具体地贯彻、落实。

三、工会办公室主任工作的基本原则

(一)实事求是的原则。具体到工会办公室主任的工作来说，就是无论参与政务还是辅助服务，都必须立足于工会工作实际，一切从实际出发，理论联系实际，从中找出事物所固有的规律性，从而解决各种矛盾和问题。为此，工会办公室主任必须做到如下几点：

1．注重调查研究，尊重客观规律。工会办公室主任应当深入实际，认真搞好调查研究，从中发现和掌握客观事物的规律。与此同时，还要尊重客观规律，按客观规律办事；

2．理论联系实际，加强理论修养。工会办公室主任工作牵扯面广头绪多，情况十分复杂。从实际出发，就不能满足于个别的事实和表面现象，简单地就事论事，而应当对事物的全面和本质作出客观、科学、准确的分析，不断提高自己分析、解决问题的能力；

3．不断加强自身修养，增强党性观念的教育。坚持实事求是的原则，难免会得罪个别人，有时甚至是顶头上司，而且遭到误解、非议的情况也往往不可避免。在这样情况下，工会办公室主任如果没有良好的自身修养、较强的党性观念，是很难坚持实事求是的思想和作风的。为此，不断加强自身修养，加强党性锻炼，会成为工会办公室主任进行富有效率工作的重要保证；

4．坚持实事求是原则，客观地、全面地看待和反映问题。工会办公室主任无论是处理具体事务时，还是参与决策、提供情况时，都不应脱离实际，而应当从工会工作的实际出发，从客观情况的实际出发，客观、全面地看待和处理问题。

(二)效率原则。工会办公室主任处理工作不仅要注重实际，同时也应讲求效率。工会办公室主任办事效率的快慢、优劣，对整个部门的工作有着重大的影响。讲究效率原则要求工会办公室主任的工作要紧密围绕每个时期的中心目标和工会领导机关、领导的具体要求，力求准确、迅速、高效地完成工会领导机关和领导交办的各项工作任务，以获得最佳工作效果。为此，工会办公室主任在工作中要着力把握好如下几点：

1．准确。这是工会办公室主任为工会领导决策服务的生命。工会办公室主任向领导：每提供一个数据、一个信息、一个情况都必须准确无误，否则，将会给领导决策造成重大损失；

2．迅速。没有速度就没有效率，就会贻误工作。工会办公室主任要经常告诫自己并督促有关部门及其所属工作人员：凡是应当办理的工作事项，都应按照领导要求，迅速办理，不拖拉、不怠慢。特别是在协助领导决策时，工会办公室主任对决策实施中的新情况、新问题，要注意及时做跟踪性分析和预测性论证，及时为领导提供政策性调整建议和解决制约全局的关键性问题的措施，以防止或减少工会领导在决策中出现偏差，使领导决策更完善；

3．讲求实效。作为一个工会办公室主任办事不仅要迅速，而且还应讲求实效。工会办公室的工作必须处理好速度和效率的关系，力求以最短的时间消耗来获得最好的工作效果。

(三)保密原则。坚持保密原则，既是领导决策活动的需要，也是工会办公室主任在工作中必须遵守的一条重要原则。工会办公室主任无论是参与政务，还是辅助事务，都必须恪守保密原则。

1．就工会办公室主任参与政务而言，由于在领导决策活动中有许多情况、信息在一定时间必须限定在一定人员范围内知晓，否则将产生一系列影响领导决策活动顺利进行的后果：或者影响决策方案的形成；或者干扰决策的执行；或者打乱正常的工作部署；或者引起领导成员之间、领导成员与群众之间的种种误解、隔阂、矛盾，致使领导决策出现被动局面。例如，领导对某些重大政策性问题的研究，在酝酿阶段就需要保密。因为这些政策，还没有最后定型，还需要进一步研究，最后形成的决定与酝酿中的意见会有所不同，如果扩散出去，势必影响领导决策。因此，在为领导决策服务的过程中，工会办公室主任必须恪守保密原则。

2．就工会办公室主任办理具体事务而言，也必须恪守保密原则。大到人事任免、机构调整、职称评定、公文处理，小到车辆调度、住房分配、子女入托等。一般来说，凡属有关领导尚未决定且与职工个人利益息息相关事项的信息，工会办公室主任都不得随意传播。

要恪守保密原则，工会办公室主任除协助领导并经常督促有关部门及其工作人员加强文件管理、严格会议制度、增强保密观念的同时，自己还必须做到如下几点：

(1)不该本人看的文件，不能去看；不该本人知道的事项，不得打听，某些属于只能领导看的机密文件，不属于工会办公室主任本人处理范围，不得打听。即使摊在面前，也应主动避开。对于在领导决策过程中某些仅限于领导者知道或属于领导者之间商议的事情，工会办公室主任在与领导接触时，不得利用工作之便去打听，或者传播消息；

(2)不该说的话坚决不说。凡属尚未正式公开宣布的决定、决议、命令、指示，以及领导正在商议但尚未作出决定或虽已作出决定但尚未正式对外公布的事项，工会办公室主任无权对外传播，即便是自己的直系亲属、至亲好友、老同事、老上级等，不该说的也绝对不能说；

(3)不该记录的机密事项，不能在非保密本上记录。对待保密本要像对待机密文件一样妥为保存，不能随意乱丢；

(4)不得在通信中泄密。在通信、打普通电话时，不得涉及或传达机密事项；

(5)不得私自携带机密材料外出。特别是在参观游览、探亲、访友或出入公共场所时，严禁私自携带机密材料。某些机密文件，因工作需要带出机关时要按保密规定执行。

(四)分工协作原则。这是提高工作效率的必要方法。工会办公室主任要善于集思广益，发挥每一个工作人员的智慧和力量，协调好各业务职能部门负责同志的工作关系，共同做好工会办公室工作。

随着科学技术的发展和社会的进步，工会办公室内部各组织机构、职能部门及其负责同志和有关人员之间的分工协作关系显得越来越重要，只有搞好分工协作，才能最大限度地利用有限的人力、物力、财力，提高工会办公室的工作效率。为此，工会办公室主任就应当做到：

1．要充分相信和依靠办公室的每一个同志，尊重大家的意见，并按不同的专业特长和性格特点，合理分配他们主管某一方面的工作，放心大胆地让他们独立工作，使之最大限度地发挥自己的聪明才智。工会办公室主任作为主持办公室工作的“一把手”，对于某些重大问题，在决定之前，要认真听取领导班子成员(特别是副职)的意见和建议，把大家的认识统一到党的路线、方针、政策上来，统一到全局工作上来；在决定之后，要允许有不同看法的同志保留自己的意见，在实践中随时注意考察决定的执行情况和出现的问题，不断充实和完善决定的内容，对经过集体研究认为不适应形势发展需要的有关问题，要做及时的调整和修改，保证工会工作沿着健康的轨道运行；

2．要注意发挥工会办公室内部各科、室(组)负责同志的作用。工会办公室内部各处(科、室、组)负责人，是工会领导班子的得力助手，是工会办公室工作的得力助手，很多政务、事务工作都需要依靠他们具体组织落实。因此，工会办公室主任要善于使用这部分力量，放手让他们独立自主地承担各项工作任务，充分调动他们的积极性。同时，对日常工作中出现的各种扯皮、摩擦现象，要及时加以协调，以充分发挥办公室工作的整体效能；要认真解决好忙闲不一、苦乐不均等问题，克服本位主义，树立识大体、顾全局的“一盘棋”思想，使大家既有分工，又有合作，形成密切配合、团结协作的良好氛围；

3．要建立和健全工会办公室的各项工作制度，特别是工会领导班子的民主生活会制度，为工会办公室工作的顺利开展提供组织和制度上的保证。当前，工会办公室工作中，不同程度地存在分工如分家，不同部门、不同岗位的工作人员之间有时会出现相互扯皮、互相推诿、相互刁难的情况发生，工会机关内部各工作部门之间也存在互不了解、互不理解的情况和问题。乃至于在工会领导班子内部和领导之间，由于各种原因，也难免会发生“撞车”事件。解决这些问题，就需要建立和健全工会办公室的各项工作制度，特别是工会领导班子的民主生活制度。对工作中遇到的问题，切忌互相猜忌和背后议论，要开诚布公地交换意见。对于违背集体领导原则、有悖于分工协作精神的同志，既要严肃认真地予以批评帮助，又要耐心地予以启发教育，防止简单从事、激化矛盾。工会办公室主任要带头发扬民主，虚心听取大家的批评意见，不断改进自己的工作方法和领导作风，以自己的模范带头作用影响和带动“一班人”。对于有缺点或犯了错误的同志(特别是自己的副手)，要满腔热忱地帮助他们总结经验、吸取教训，该承担的责任要积极主动地为他们承担，做到推功揽过、豁达大度。

四、工会办公室主任的地位

1．从工会领导者的决策功能看，工会办公室主任处在“辅助者”的地位。决策是各级工会领导者的基本职责，而决策的全过程一般都与工会办公室主任密切相关。对于决策议题，主要领导往往预先与工会办公室主任通话、协商；决策论证，工会办公室主任要负责组织一些调查研究，汇集信息，为领导决策提供参考依据；决策实施，往往需要工会办公室主任向有关部门传达，并给予必要的协调，同时在决策实施过程中，工会办公室主任要及时掌握有关情况，并向领导反映，以利于领导者进行指导、控制。

2．从决策的执行情况看，工会办公室主任处于“承办者”的地位。各级工会的主要领导者虽然要经常地、直接地处理一些问题，自己动手办一些事情。但是，他们在处理公务时，不可能事必躬亲，更多的是“交办”，而不是“亲办”，是“转办”，而不是“直办”。在这方面，工会相关办公室主任则是日常工作中最直接、最主要的“交办”、“转办”的承担者，无论是工会组层的集体决议，还是主要领导者的个人意见，一般都需要由工会办公室主任具体负责向有关部门、有关人员传达，或者直接组织落实。有人把工会领导层比喻为一只漏斗，把工会办公室主任比喻为漏斗的颈口，说明其既是漏斗自身的一个组成部分，又是发挥作用流通、与外界接触的中介部位。

3．对于决策之外的一些日常具体事务。工会办公室主任还处在“代理者”的地位。工会办公室主任除辅助领导决策之外，还要处理大量的日常具体事务，比如，接待一般性、礼节性的来访的客人，参加一些不太重要的活动，或者工会领导不在机关时的一些具体工作、事务的安排，等等。有时工会办公室主任还会受领导之托，代表领导处理一些问题；对一些时间性较强而又不是特别重大的问题，工会办公室主任可以当机立断地予以处理事后再向领导说明处理情况。

4．在日常工作中，工会办公室主任处于“主持者”的地位。日常工作的开展，均须由工会办公室主任提议或同意，办公室各项工作进行的方向、方法是否正确，所取得的效果如何，均由工会办公室主任主要负责。在工会办公室中，主任处于责大权重的地位，有些事情需要他组织工会办公室领导成员集体研究决定，有些事情则可由他本人拍板、决断。虽然有的工会办公室主任把工会办公室日常工作交由一名副主任主持，自己则处于指导帮助、督促检查的“间接主持”位置，用较多精力去协助领导层谋断大事，但是，这也并没有改变其“主持者”地位的实质。

5．在执行上级布置的工作任务时，工会办公室主任处于“组织者”和“指挥者”的位置。要保质保量地按时完成任务，就需要工会办公室主任精心组织、统筹指挥。同样在实际工作中，工会办公室主任通常将一些工作交由副主任具体指挥，自己则统筹全局、把握方向，这只是属于管理方法和领导艺术问题，并没有导致工会办公室主任作为“组织者”和“指挥者”位置的变化。

6．从人事管理的角度看，工会办公室主任居于主要管理者的位置。各级办公室一般都下设若干部门，有一定数量的工作人员。对于该部分工作人员的考试录用、考核奖惩、流动调配、职务职称评定等事项，一般均须组织先集体民主讨论，最后由工会办公室主任定夺；工会办公室能否实现人尽其才、物尽其用，工作人员精神状态、工作效率如何，主任负有不容推脱的责任。他必须按照工会的组织原则，按照干部的“四化”标准，认真走群众路线，选好、用好、管好。