货物入库控制流程

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业业务流程标准化操作手册》第330页（3943字）

在企业采购的物料运达后，或在企业的半成品送去进一步加工前，或是商品准备销售前，都需要进行保管。保管需要一定的场所——仓库。物料等进入仓库时的一系列行为即是入库。加强入库控制，有利于改善企业物流的管理。

1．凭证审核

进入企业的物品一般都附有装箱单、货运单或交货通知单，在这些凭证上都标有合同编号、物品数量和物品编号，将它们与订购单副本加以比较就可以发现是否一致。凭证审核主要内容包括：

(1)检查入库物品是否有明显外表质量问题。如果发现有外表缺陷，应决定是退货还是作进一步检验。计划安排较紧的物品如在这时退货可能会导致生产中断，因此较妥当的处理办法是将物品暂时收下，用其中的无缺陷零件供应生产。

(2)对入库物品用伴随凭证加以确认。如果发现有问题，应当及时与采购部门和生产部门联系，并采取措施。

(3)检查是否存有订购单副本，如果找不到副本，也可能是一次电话紧急订货。

2．数量检验

凭证审核之后进行的数量检验主要包括如下项目：

(1)实际交货数量与交货通知单上的数量比较；

(2)实际交货数量与订购单副本上的数量比较；

(3)实际交货数量与生产作业计划中的需要量比较。

通过上述比较可能会出现下列结果：

(1)多交。交货过多的原因可以追溯到订购过程的每一个环节。例如供货商将交货时间不同的订货合并发货，但伴随凭证上只写了第一笔订货的合同编号。如果是紧急订货，可能暂时缺少订购单副本，也未记入订购记录本。也可能是企业的某个部门擅自订购，这时要核对交货就困难了。

(2)欠交。如果不是运输损耗，那么多数是供货商的疏忽，这时可通过协商解决。

如果出现欠交或迟交的情况，物品管理部门不得自行处理，因为它有可能会影响生产的正常进行。

3．时间检验

交货期检验是进行有效的计划与控制的前提，主要内容有：

(1)实际交货日期与订购单中的交货期比较；

(2)自制时进行完工日期与计划日期比较。

由于仓库记录中的数据直接用来制订生产作业计划和进行生产控制，所以应注意物品的及时入账，否则，尽管仓库里有材料，也难以避免将某些加工任务推迟。

如果供货商提早交货，可能会使库存上升，占用货位。有时供货商为了降低他们的存储费用，未经企业采购部门认可便提早分批发货，如果确属交货过早，应予以退回。

4．质量检验

物品在入库前进行质量检验可以确保其满足产品生产的要求，质量检验是物品检验的最重要的部分。可以说，经过原料的质量检验基本上决定了产品的质量水平。

原则上，所有从企业外部购入的物品都应该进行质量检验，以便及早发现不良产品和避免在生产中产生废品。检验一般按如下步骤进行：

(1)确定必要的检验项目及其检验方法。

(2)准备检验资料。主要包括检验方式、检验允许误差、检验持续时间和抽样方法。

(3)记录检验结果。检验结果一般整理成图表，为了对差异进行精确而实际的分析，应该请供货商参与。

(4)确定所使用的标准。这通常需要与供货商共同协商确定，特别是新的供货商或新材料。

5．发票审核

发票审核即将供货商的发票与合同确认书、订购单、物品伴随凭证和检验报告进行比较。发票审核分为业务审核、价格审核和会计审核三个方面。

根据订购的凭证材料可以检查发票正确与否，特别是订购数与实际交货数是否有差异。如果差异超出规定范围或贸易惯例中的正常范围，就应作出反应。可能出现的问题主要有：

●根据发票查不到相应的交货；

●多交或欠交；

●供货商分批发货，发票却开在一起。

在实际中，业务审核多数是由采购部门负责完成的，会计审核则是会计部门的任务。业务审核的主要目的是监督供货商，它可以通过下列提问进行：

●该批交货是否有订购单为依据?

●该项需求是否在采购计划内?

●需求报告是否完整?

●供货商是否自行作过更改?

●约定的交货条件和交货日期是否违背了采购条例?

对采购部门在采购中能够接受的价格进行审核往往是行不通的。如果不对市场价格进行调查分析，就难以决定供货商的价格在多大程度上可以接受。特别在人工审核的条件下，审核的费用很高。一个发票审核员必须针对下列问题进行分析：

●是否存在一个市场价格，它与面前的价格有多大差异?

●是否至少有三份供货单?

●某供货商的交货需优先处理的原因何在?

●双方达成的条件是否反映在发票上?

●是否有某采购员偏向某供货商而接受了高于市场价的价格?

会计审核主要审核金额汇总是否正确或发票是否有重复。由于发票是付款的依据，所以发票审核时还要核对一下，订购时约定的条件与发票数据是否一致。

会计审核的另一任务是计算物品的实际购入价格，也就是说，将运费从每项物品中扣除，以便将物品成本和运费分别入账。将每项物品计价、汇总是一项烦琐的工作，在很多企业中已不再由人工完成，因为用机器开发票既快速又准确。

6．入库

上述作业进行完毕之后，接着就是入库，入库有两种处理方式：立即入库或上架入库。

对于立即入库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该物品待出货数据，将此数据转入出货配送数据库，并修正库存可调用量。

采用上架入库再出库的话，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当入库数据输入时即启动货位指定系统，由货位数据库、产品明细数据库来计算入库物品所需货位大小，根据物品特性及货位储存现状来指定最佳货位，货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等法则来选用。

货位管理系统则主要完成物品货位登记、物品跟踪并提供现行使用货位报表、空货位报表等作为货位分配的参考。也可以不使用货位指示系统，由人工先行将物品入库，然后将储存位置登入货位数据库，以便物品出库及物品跟踪。货位跟踪时可将物品编码或入库编码输入货位数据库来查询物品所在货位，输出的报表包括货位指示单、物品货位报表、可用货位报表、各时间段入库一览表、入库统计数据等。

货位指定系统还需具备人工操作的功能，以方便仓管人员调整货位。还能根据多个特性查询入库数据。

采购物品入库后，采购数据即由采购数据库转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准之用。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款、已付款统计报表等。物品入库后系统可用随即过账的功能，使物品随入库变化进入总账。