电子档案的利用

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第618页（995字）

电子档案的利用方法。电子档案与纸质档案相比，显着不同的是更快捷、更方便。电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝(复制件)；通信传输；直接利用。(1)提供拷贝。封存的电子档案不得利用和外借，利用电子档案一般是提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，一般由利用者自行解决恢复和显示电子文件的软硬件平台，当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。(2)通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合向相对固定的查档单位和个人提供档案资料。(3)直接利用。是利用者使用档案部门或另一检索机构的计算机，在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。

电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理主要有三个方面：(1)使用权限的审核。要根据电子档案内容的密级和开放程度，以及利用电子档案人员的级别、利用目的等进行使用权限的审核。利用电子档案应在授权范围内，并遵守保密规定。(2)拷贝的提供与回收。依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作，原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理。(3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，而且同纸质档案相比，更加难以控制。因此，在电子档案的利用过程中一是不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，可以提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。